Όσον αφορά τα ανακοινωθέντα ψηφιακής εποχής, κανένας δεν μοιράζεται την πανταχού παρούσα καλή, παλιομοδίτικη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο καθένας συμμετέχει στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στην πραγματικότητα, σύμφωνα με τα στοιχεία που συγκέντρωσε η ομάδα Radicati, μια τεχνολογική εταιρεία έρευνας αγοράς, συλλογικά πυροδοτούμε περίπου 270 δισεκατομμύρια ηλεκτρονικά μηνύματα την ημέρα . Το γράψιμο μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα τέτοιο σκληρό-ενσύρματο, ψημένο-μέρος της καθημερινής ζωής που, όπως το περπάτημα και η ομιλία και η αναπνοή, θα πρέπει να είναι δεύτερη φύση για όλους μέχρι τώρα. Με άλλα λόγια, δεν υπάρχει δικαιολογία για τη σύνταξη ενός μηνύματος εσφαλμένα.
Και όμως, πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι γεμάτα με σφάλματα. (Θα ήθελα να στοιχηματίσετε ότι, από αυτά τα 270 δισεκατομμύρια, ένα στερεό 260 δισεκατομμύρια πέφτουν σε αυτή την κατηγορία.) Μελανώδη υποκείμενες γραμμές, ανυπολόγιστες χαιρετισμούς, άσχημη επιλογή γραμματοσειρών-oh, και δεν με καν να ξεκινήσω στον διπλό χώρο ή το διπλό παύλα). Ναι, υπάρχουν πολλά πράγματα που μπορείτε να χτυπήσετε στη διαδικασία εγγραφής μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εδώ, θα βρείτε τους πιο συχνούς παραβάτες και μάθετε πώς να τις διορθώσετε. Όπου δεν υπήρχε δικαιολογία πριν, δεν υπάρχει πραγματικά καμία δικαιολογία τώρα. Και για περισσότερες εκπληκτικές συμβουλές για το γραφείο, μάθετε τα 25 Genius Ways to Conquer Office Burnout.
1 Είσαι signing off με οτιδήποτε, αλλά "καλύτερο".
Shutterstock
Ειλικρινά . Ευχαριστώ . Όλα μου τα καλύτερα . Ή απλά τίποτα. Υπάρχουν αμέτρητες υπογραφές από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο για να διαλέξετε. Αλλά χρησιμοποιώντας πολλούς από τους συνηθισμένους, όπως αυτούς τους τέσσερις, κινδυνεύετε να βγαίνετε πολύ τυπικοί, πολύ κρύοι, πάρα πολύ ψεύτικοι, ειλικρινείς ή πολύ μακριά. Παίξτε με ασφάλεια κρατώντας το καλύτερο με το χρόνο δοκιμής. Σύμφωνα με την Patricia Napier-Fitzpatrick, λειτουργεί για κάθε κατάσταση και προσγειώνεται ακριβώς στο κέντρο του επίσημου-ανεπίσημου διαγράμματος Venn. Εν ολίγοις, είναι το καλύτερο σας στοίχημα.
2 Χρησιμοποιείτε ξένες λέξεις σε αλυσίδες.
Μόλις αρχίσει μια συζήτηση, δεν υπάρχει ανάγκη για γεια ή αγαπητέ ή ευχαριστίες ή καλύτερα . (Διπλό, αν εργάζεστε σε ένα στενό γραφείο, όπου η συνομιλία δεν είναι απλώς μια αναγκαιότητα νερού πιο δροσερό). Οι χαιρετισμοί και οι διαβεβαιώσεις απλά γεμίζουν το email σας και διακόπτουν τη ροή της συνομιλίας. Ξεκινήστε κάθε αλυσίδα μαζί τους, σίγουρα, αλλά τους αποκόψτε όσο πιο γρήγορα μπορείτε.
3 Θα πάτε πέρα από την καταμέτρηση λέξεων.
Shutterstock
Σύμφωνα με μια μελέτη των 40 εκατομμυρίων ηλεκτρονικών μηνυμάτων των επιχειρήσεων, που πραγματοποιούνται από τους ανθρώπους στο Boomerang, την εφαρμογή παραγωγικότητας, υπάρχει ένα τέλειο μήκος για τα ηλεκτρονικά μηνύματα πωλήσεων. Για μέγιστη αποτελεσματικότητα, βεβαιωθείτε ότι το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο δεν είναι μικρότερο από 50 λέξεις και όχι μεγαλύτερο από 125. (Ναι, αυτό περιλαμβάνει τις τέσσερις έως έξι λέξεις που χρησιμοποιείτε για το hi and bye s.) Και για περισσότερους τρόπους για να ελέγξετε την τέχνη της ηλεκτρονικής μηνύματα, μάθετε τα 17 χάκερ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Genius που θα βελτιώσουν τη ζωή σας.
4 Διπλασιάζετε.
Shutterstock
Για να γεράσετε αμέσως, τοποθετήστε δύο κενά στο τέλος κάθε φράσης. Ο διπλός χώρος-μια πρακτική που θα δείτε μόνο αυτές τις μέρες στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους δικηγόρους, τους γιατρούς και τους παππούδες και τους παππούδες σας - προήλθε ως εντολή στοιχειοθεσίας τον 19ο αιώνα. Πίσω εκείνες τις ημέρες, το μελάνι θα μπορούσε να κηλιδώσει και οι περίοδοι ίσως να μην καταλήξουν στην τελική εκτύπωση. Ο επιπλέον χώρος χρησίμευσε ως ένα μαξιλάρι σαφήνειας, για να εξασφαλίσουμε ότι ένας αναγνώστης θα γνωρίζει, βεβαίως, ότι μια φράση τελείωσε.
Μια ψηφιακά λειτουργική εποχή δεν έχει ανάγκη για το διπλό χώρο απολύτως. Στην πραγματικότητα, οι εκδοτικοί οίκοι, οι εφημερίδες και τα περιοδικά απέσυραν την πρακτική της διπλής αποστασιοποίησης στη δεκαετία του 1940 , μετά την έλευση της εκτελεστικής εξουσίας της IBM, μιας γραφομηχανής κορυφαίας κατηγορίας. Οι λαοί, είναι το 2018. Θα πρέπει να διαχωρίζεις τις προτάσεις σου όπως. Αυτό.
Δεν. Αρέσει. Αυτό.
5 Εσύ είσαι διπλή παύλα.
Shutterstock
Το em-dash (ένα από αυτά: -) είναι το πράγμα που προσπαθείτε να κάνετε. Πατήστε ταυτόχρονα το πλήκτρο shift, alt και το παύλα (αυτό: -).
6 Χρησιμοποιείτε εσφαλμένη υπογραφή κινητού τηλεφώνου.
Σίγουρα έχετε δει μερικές άξονες υπογραφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι περισσότερες από τις οποίες τείνουν να προέρχονται από το συνεργαζόμενο πλήθος. ("Αποστέλλεται από το κινητό, παρακαλώ συγχωρέστε τυχόν tpyos", είναι ένα κλασικό.) Μην κάνετε τις ίδιες παγίδες. Εάν εκτοξεύετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το δρόμο, απλά λέτε αυτό-κυριολεκτικά. Σύμφωνα με τον Ben Dattner, έναν εκτελεστικό προπονητή, η καλύτερη υπογραφή κινητού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που μπορείτε να έχετε είναι τόσο απλή όσο: "Αποστέλλονται από το δρόμο". Είναι ξεκάθαρο, αποτελεσματικό και έρχεται ακόμη και με το πρόσθετο πλεονέκτημα της προτροπής ενός αέρα από έλλειψη αντοχής σε Kerouac.
7 Αντιγράφετε λάθος.
Shutterstock
Αν αντιγράφετε κείμενο από εξωτερική πηγή - ένα έγγραφο του Word ή ένα υπολογιστικό φύλλο Excel, πείτε - θα θέλετε να καθαρίσετε οποιαδήποτε μορφοποίηση πριν χτυπήσετε την αποστολή . Διαφορετικά, το κείμενό σας θα εμφανίζεται στο φάκελο εισερχομένων του παραλήπτη όλοι μπερδευμένοι. Για να καταργήσετε τη μορφοποίηση, εάν είστε ένα από τα δισεκατομμύρια των χρηστών του Gmail, επισημάνετε το κείμενο που χρειάζεστε και τρίψτε το μικρό κουτί "TX". Θα το βρείτε ακριβώς στα δεξιά της γραμμής εργαλείων επιλογών μορφοποίησης. (Αυτό είναι το κουμπί που μοιάζει με αυτό: Α .)
8 Σίγουρα γράφετε μηνύματα OOO λάθος.
Όπως λέει η Jane Scudder, καθηγητής στο Business School του σχολείου της Loyala στο Σικάγο, υπάρχει ένα και μόνο σχήμα που πρέπει να ακολουθήσετε όταν συντάσσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου:
Ευχαριστούμε για το email σας. Είμαι OOO από την Τρίτη 12 Ιουνίου μέχρι την Παρασκευή 15 Ιουνίου χωρίς πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν αυτό είναι επείγον, παρακαλώ επικοινωνήστε στο. Διαφορετικά, θα απαντήσω σε όλα τα μηνύματα όταν θα επιστρέψω .
Για λεπτομέρειες σχετικά με το επίπεδο του νυχτερίδα, όπως το αν θα τερματίσετε το μήνυμα την τελευταία μέρα ή την πρώτη μέρα που επιστρέψατε - ή αν θα συμπεριλάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου, μην συμβουλευτείτε ακριβώς τον πολύ εκτενή οδηγό μας για το θέμα.
9 Βιδώνετε τα εξαρτήματα.
Shutterstock
Ποτέ μην σύρετε και αποθέστε συνημμένα εικόνας σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, θα μπορούσατε να τις διαστάσεις ή το μέγεθος του αρχείου της εικόνας, πράγμα που σημαίνει ότι ο παραλήπτης σας θα μπορούσε να λάβει μια χαμηλότερη ανάλυση (άσχημη και pixelated) έκδοση της φωτογραφίας. Αντ 'αυτού, κατευθύνετε τον εαυτό σας στο εικονίδιο γραφικού κλιπ στο email σας και βρείτε και ανεβάστε το αρχείο με αυτόν τον τρόπο.
10 Δεν είστε υπερσύνδεσμοι.
Η ρίψη διευθύνσεων URL τυχαία στο σώμα ενός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι άσχημη, δυσκίνητη και, πάνω απ 'όλα, εύκολο να διορθωθεί. Απλά επισημάνετε το κείμενο που θέλετε υπερσύνδεση, πατήστε την εντολή-K και επικολλήστε τη διεύθυνση URL στο πεδίο που εμφανίζεται. Στη συνέχεια, το κείμενό σας θα μοιάζει με αυτό.
11 Χρησιμοποιείτε πάρα πολλές περιόδους.
Η γλώσσα εξελίσσεται με την πάροδο του χρόνου - αλλά δεν αναφέρομαι μόνο σε λέξεις με σημασιολογικές σημασίες ή παροδικές φράσεις που έχουν χαθεί στην ιστορία. Η στίξη αλλάζει επίσης. Πάρτε την περίοδο, για παράδειγμα. Για αιώνες, σήμαινε ότι μια φράση έχει τελειώσει, και τίποτα άλλο. Ήταν εντελώς απαλλαγμένη από οποιαδήποτε ουσία ή συγκίνηση πέρα από αυτό.
Αλλά αυτές τις μέρες, όπως διαπίστωσαν οι ερευνητές τόσο στα πανεπιστήμια του Binghamton όσο και στο Rutgers, η κατάληξη μιας φράσης σε μια περίοδο μπορεί να αποβεί, στην καλύτερη περίπτωση, να φαλκώσει ή, στη χειρότερη περίπτωση, να θυμώσει. (Παρόλο που δεν χρειάζεστε επιστήμη για να σας πω ότι κάθε "Ωραία" ή "Όχι" που παίρνετε αισθάνεσαι σαν τρελός.) Έτσι, αν δεν είναι ένα επίσημο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ελαχιστοποιήστε τη χρήση της περιόδου. Χρησιμοποιήστε λιγότερο σκληρή στίξη-em-παύλες, ελλείψεις, κόμματα, ορθογώνια και ερωτηματικά - για να ενώσετε τις σκέψεις σας.
12 Κάνεις υποκειμενικές γραμμές λάθος.
Shutterstock
Τα περισσότερα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην επιφάνεια εργασίας αποκόπτουν την εμφάνιση γραμμής θέματος σε 60 χαρακτήρες. Εντούτοις, στα smartphones, αυτή η οθόνη διακόπτεται με αριθμό χαρακτήρων μόλις 25, ανάλογα με τη συσκευή. (Μεγαλύτερες οθόνες, όπως αυτές στο iPhone 8 Plus, θα εμφανίζουν έως και 30 χαρακτήρες.) Για να διασφαλίσετε ότι ολόκληρη η γραμμή θέματος σας διαβάζεται, κρατήστε τα πράγματα σύντομα και γλυκά. Ω, και μην ξεχάσετε να το συμπληρώσετε. Λίγα πράγματα είναι πιο επιφυλακτικά από το να λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (χωρίς θέμα) από έναν ξένο.
13 Χρησιμοποιείτε λάθος γραμματοσειρά.
Shutterstock
Το Helvetica είναι κοινότοπο. Ο Times New Roman είναι υπερήφανος. Το Comic Sans είναι….όχι, όχι. Κατά τη σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιμείνετε στο βασικό: Sans Serif. Είναι άβολο και εύκολο να διαβαστεί. Επιπλέον, η απόδοση των γραμματοσειρών σε κάθε πρόγραμμα περιήγησης ιστού, έτσι ώστε το μήνυμά σας να παραδίδεται σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, με το σύνολο της γραμματοσειράς να είναι ανέπαφη (πλάγια, έντονη, υπογραμμίσατε - κάτι τέτοιο) στον παραλήπτη σας.
14 Βάζετε τα πάντα σε μια παράγραφο.
Shutterstock
Η συσσώρευση όλου του κειμένου σας είναι ορατή και, ανάλογα με το πόσα λέτε, αποδιοργανωμένη - σε βαθμό σύγχυσης. Ακολουθήστε αυτόν τον κανόνα: κάθε παράγραφος πρέπει να έχει ένα σημείο και κάθε σημείο αξίζει τη δική της παράγραφο (ακόμα και αν πρόκειται για μία μόνο πρόταση). Διαχωρίστε το κείμενό σας ανάλογα.
15 Κάνεις λάθη.
Είστε καλύτερο από αυτό.
Ο Ari Notis Ari είναι ανώτερος συντάκτης, ειδικευμένος σε ειδήσεις και πολιτισμό.