Σύμφωνα με μια μελέτη του Workfront, ενός παρόχου διαχείρισης με βάση το σύννεφο, ο μέσος υπάλληλος των ΗΠΑ έχει 199 μη αναγνωσμένα ή μη ανοιχτά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά τους ανά πάσα στιγμή. Εάν η φιγούρα αυτή ακούγεται ψηλά, τυχερός και αν ακούγεται χαμηλά, ίσως είναι καιρός να δώσετε στο στυλ του ανακοινωθέντος μια λεπτομερή αναθεώρηση. Το πιο σημαντικό, ωστόσο, δεν χρειάζεται να είναι αυτός ο τρόπος. Ενώ το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει πλέον γίνει συνώνυμο με κάτι που είναι συντριπτικό, χρονοβόρο και κουραστικό, δεν είναι αργά για να ανταποκριθεί στη χρέωση του ως γρήγορο, απλό και ανώδυνο μέσο επικοινωνίας μεταξύ τους.
Το κλειδί για τη διαχείριση των εισερχομένων σας - μαζί με την επαγρύπνηση - είναι να γνωρίζετε τα κόλπα του εμπορίου. Το γεγονός είναι ότι υπάρχει ένα ολόκληρο σύνολο εργαλείων όλων των ειδών που έχουν αναπτυχθεί με την πάροδο των ετών από παρόμοιους πάσχοντες από ηλεκτρονικό ταχυδρομείο απλώς προσπαθώντας να ξεφύγουν από το μη αναγνωσμένο ταχυδρομείο τους. Αλλά πριν μπορέσετε να επωφεληθείτε από αυτά τα κόλπα-γίνεστε ένα κουτάκι μαύρης ζώνης - πρέπει να μάθετε τι είναι. Έτσι, χωρίς να χρειαζόμαστε άλλο, έχουμε στρογγυλοποιήσει 17 από τα πιο έξυπνα, χωρίς κόπο και πολύ απαραίτητα κόλπα για να βοηθήσετε να αντιμετωπίσετε τις άγριες εκδηλώσεις των εισερχομένων σας μία για πάντα.
1 Παίξτε το παιχνίδι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Shutterstock
Το Παιχνίδι ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα online παιχνίδι το οποίο - αφού συνδεθεί στον λογαριασμό σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - διευκολύνει τη διαχείριση της διασκέδασης των εισερχομένων σας. Βασικά κυκλώνει μέσω των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ζητώντας σας να αναλάβετε δράση σε κάθε μία ως χρονομετρητή, διατηρώντας τη βαθμολογία με βάση το πόσες ηλεκτρονικές διευθύνσεις απαντάτε αμέσως έναντι της απόσυρσης για αργότερα. Παρόλο που το παιχνίδι μπορεί να σταματήσει, επιτρέποντάς σας να φτάσετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με πιο γαλήνιο τρόπο, είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να βάλετε λίγο ενθουσιασμό και ανταγωνισμό σε μια κατά τα άλλα ξηρή εργασία.
2 Βελτιώστε με ταξινόμηση.
Shutterstock
Πάντα επιθυμείτε ο λογαριασμός σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήταν απλά εξυπνότερος; Λοιπόν, η Sortd είναι κάτι τέτοιο. Εκτός από την τοποθέτηση των λογαριασμών email σε μια πιο φιλική προς το χρήστη ιστοσελίδα, περιλαμβάνει επίσης λειτουργίες που σας βοηθούν να παραμείνετε στην κορυφή του φόρτου εργασίας σας. Αυτά περιλαμβάνουν υπενθυμίσεις, widget που συμβάλλουν στη βελτιστοποίηση της λίστας υποχρεώσεων και ακόμη και μια δυνατότητα παρακολούθησης που σας επιτρέπει να δείτε πότε τα μηνύματά σας έχουν ανοιχτεί. Σας επιτρέπει επίσης να μοιράζεστε εύκολα μέσα σε μια ομάδα, καθιστώντας τα ομαδικά προγράμματα πιο ρευστά.
3 Ενσωματώστε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Shutterstock
Θέλετε ποτέ να διαφοροποιήσετε τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - για παράδειγμα, μια κοινωνική, μια επιχείρηση και έναν προσωπικό λογαριασμό - αλλά ανησυχείτε ότι με τον τρόπο αυτό θα γίνει η μετατόπιση μεταξύ τους ένα ακόμα απογοητευτικό έργο για την αντιμετώπιση; Δεν είσαι μόνος. Ευτυχώς, το Shift, μια εφαρμογή που μπορείτε να κατεβάσετε δωρεάν, σας επιτρέπει να ενσωματώσετε όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε ένα κομψό, εύκολο στη χρήση παράθυρο, καθιστώντας την εναλλαγή μεταξύ τους τόσο εύκολη όσο και το κλικ του τραπεζιού σας. Ως μπόνους, ενσωματώνει επίσης λειτουργικότητα αναζήτησης, που σημαίνει ότι μπορείτε να κοιτάξετε μέσα από το σύνολο του έργου επικοινωνίας σας ταυτόχρονα - ιδιαίτερα χρήσιμο για εκείνες τις επικοινωνίες που βρίσκονται στα σύνορα των επιχειρήσεων και των προσωπικών.
4 Αποσπάστε την υπογραφή.
Shutterstock
Στις πρώτες μέρες του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το έντυπο αντιμετωπίστηκε σαν μια φυσική επιστολή και περιείχε ένα χαιρετισμό, ένα μήνυμα και ένα σημάδι. Ωστόσο, τώρα που όλοι έχουν κατακλυστεί με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τρόπο που σίγουρα δεν θα ήταν εφικτός με φυσικό ταχυδρομείο, οι κανόνες έχουν αλλάξει.
Για ένα, δεν είναι πλέον απαραίτητη η υπογραφή. Μπορούν ακόμα να χρησιμοποιηθούν για πιο επίσημες επικοινωνίες, και όταν εισάγετε τον εαυτό σας, αλλά αλλιώς, δεν υπάρχει λόγος να αποφασίσετε το χρονικό διάστημα μεταξύ του "Best" και του "Warmly". Για να το πούμε απλά - έχουμε περάσει αυτό.
5 Ταξινόμηση των μηνυμάτων σας κατά προτεραιότητα.
Shutterstock
Το SaneBox είναι ένα άλλο κομμάτι χρήσιμου λογισμικού το οποίο, αν και δεν είναι δωρεάν (τα σχέδια ξεκινούν από 59 δολάρια για το έτος), ίσως αξίζει τον κόπο. Σας επιτρέπει ουσιαστικά να ταξινομείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βάσει της επείγουσας ανάγκης τους, συμπεριλαμβανομένων των "τώρα", "αργότερα" και, για εκείνες τις σημειώσεις που ποτέ δεν χρειάζεται να βλέπουν το φως της ημέρας, "μαύρη τρύπα".
6 Εφαρμόστε τη μέθοδο OHIO.
7 Κρατήστε το συνοπτικό.
Θέλετε να αποκτήσετε τα μηνύματά σας ταχύτερα; Δοκιμάστε να περιορίσετε τον εαυτό σας σε ένα σταθερό αριθμό λέξεων στην απάντησή σας. Ενώ αυτό μπορεί να αισθάνεται εκνευριστικό στην αρχή, όσο λιγότερες λέξεις χρησιμοποιείτε στις επικοινωνίες σας, τόσο περισσότερο χρόνο θα έχετε στα χέρια σας. Ωστόσο, μην επιδοθείτε στην ώθηση σας να πετάξετε λέξεις όπως "ίσως" και "νομίζω" για να μαλακώσετε τι μπορεί να φανεί σαν μια αυστηρή γλώσσα στην αρχή - αυτό μπορεί να σας κάνει να φαίνεται λιγότερο έγκυρο.
8 Αποθηκεύστε πρότυπα μηνυμάτων.
9 Αδειάστε τα σκουπίδια σας στο τέλος κάθε ημέρας.
Shutterstock
Αδειάζοντας τα σκουπίδια σας μπορεί να είναι αγχωτικά - μετά από όλα, όταν πάει, έχει πάει για καλό. Ωστόσο, εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πραγματικά επείγον και εσείς κατά λάθος σκουπίστε, μην κάνετε κανένα λάθος: το άτομο που προσπαθεί να έρθει σε επαφή θα το στείλει πάλι.
Καλύτερα όμως, το άδειασμα των απορριμμάτων στο τέλος της ημέρας βοηθάει να σιγουρευτείτε ότι το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο είναι ωραίο και άδειο όταν το ελέγχετε το πρωί και μπορεί να μειώσει την τροφή που νιώθετε όταν ανοίγετε τα εισερχόμενα στην αρχή της ημέρας.
10 Χρησιμοποιήστε μια ένδειξη λήξης μηνυμάτων.
Η τοποθέτηση της ΑΠΕ στο τέλος μιας θέσης γραμμής - "τέλος του μηνύματος" - δηλώνει το άτομο που δεν χρειάζεται να ανοιχτεί το μήνυμα: έχουν ήδη μεταφερθεί οι απαραίτητες πληροφορίες. Είναι μια μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου όταν ένα email χρησιμοποιείται μόνο ως υπενθύμιση. Χρησιμοποιήστε το και ενθαρρύνετε άλλους, επίσης. Δεν χρειάζεται να ανοίξετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην φαίνεται σαν ένα τεράστιο εξοικονόμηση χρόνου, αλλά προσθέτει.
11 Διαγράψτε τα μηνύματα που δεν θα διαβάσετε πρώτα.
Πριν από το άνοιγμα οτιδήποτε, διαγράψτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προφανώς δεν αξίζουν τον χρόνο σας. Και λαμβάνοντας υπόψη ότι μέχρι και το 45% όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ανεπιθύμητα, αλλά δεν είναι απαραίτητα το spam στο φάκελο spam, αξίζει σίγουρα να χαλαρώσετε μερικές από αυτές τις ακαταστασίες. Με το να καθαρίσετε μερικές από τις βούρτσες, θα κάνετε τα υπόλοιπα καθήκοντα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας να αισθάνονται λιγότερο αγχωτικά. Και όταν πρόκειται για άγχος, κάθε κομμάτι που μειώνετε μετράει.
12 Κάντε φακέλους αρχείων που ταιριάζουν.
Shutterstock
Οι περισσότερες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έρχονται προφορτωμένες με μερικούς φακέλους - εισερχόμενα, σκουπίδια, αρχειοθετημένα κ.λπ. - και μερικές φορές ακόμη και μερικά ειδικά, όπως ταξίδια, προσωπικά ή επαγγελματικά. Ενώ αυτά είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να ξεκινήσετε όταν πρόκειται για την οργάνωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν θα πρέπει να είναι οι μόνοι που βασίζεστε για να κρατάτε τα μηνύματά σας οργανωμένα. Ενώ μπορείτε να εξακολουθείτε να χρησιμοποιείτε τους προϋπάρχοντες φακέλους, βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει τη δική σας για να σας βοηθήσει να βελτιστοποιήσετε τις αναζητήσεις σας. Δημιουργήστε φακέλους για προσωπικές επικοινωνίες, επαφές PR ή ακόμα και μηνύματα από το σχολείο των παιδιών σας και μπορείτε να διατηρήσετε τις σημαντικές πληροφορίες που περιέχουν χωρίς να αφήσετε τα μηνύματα αυτά να φράξουν τα εισερχόμενά σας.
13 Ορισμός υπενθυμίσεων.
Shutterstock
Το Boomerang είναι μια άλλη εφαρμογή που μπορεί να μεταφορτωθεί, η οποία μπορεί να εξομαλύνει τα συνωστισμένα εισερχόμενα σε χρόνο μηδέν. Αρχικά γνωστό ως Baydin, το νέο όνομα είναι πιο κατάλληλο για τη λειτουργία του: επιτρέποντας στους χρήστες να ρίχνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την όραση, μόνο για να τα έχουν επιστρέψει όταν τα χρειάζεστε. Η δωρεάν εφαρμογή θα στείλει μηνύματα για λογαριασμό σας σε καθορισμένες ημερομηνίες - για παράδειγμα, για εβδομαδιαίες υπενθυμίσεις ή μηνιαία τιμολόγια - και μπορείτε να καταργήσετε μηνύματα από τα εισερχόμενά σας μέχρι να χρειαστεί να τα αντιμετωπίσετε. Επιπλέον, μπορεί να σας υπενθυμίσει να παρακολουθείτε τα μηνύματα που έχετε ήδη στείλει.
14 Χρησιμοποιήστε προσαρμοσμένες συντομεύσεις και κονσέρβες απαντήσεων.
Shutterstock
Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι οι κονσέρβες απαντήσεων μπορεί να ακούγονται ρομποτικές. Μια κονσερβοποιημένη απάντηση που είναι εξατομικευμένη, ωστόσο, μπορεί να είναι ένα εργαλείο εξοικονόμησης χρόνου που δεν θυσιάζει την προσωπικότητά σας. Παρατηρήστε τις προηγούμενες επικοινωνίες σας για να δείτε ποιες φράσεις χρησιμοποιείτε περισσότερο και να δημιουργήσετε ένα έγγραφο από αυτά για να εξοικονομήσετε χρόνο. Στην πραγματικότητα, για τους χρήστες του Gmail, αυτή η λειτουργικότητα είναι ενσωματωμένη στο-το πρόγραμμα αλληλογραφίας μπορεί να θυμάται τις φράσεις που χρησιμοποιείτε πιο συχνά στα μηνύματά σας και σας επιτρέπει να τις εισάγετε απλά πιέζοντας το πλήκτρο Tab.
15 Διαγραφή μετά από προώθηση.
Shutterstock
Μερικές φορές στέλνουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν πρέπει να μας απευθύνονται στην πρώτη θέση. Ίσως είναι για κάποιον άλλο στην εταιρεία ή για τον συγκάτοικο που πληρώνει τους λογαριασμούς ηλεκτρικού ρεύματος. Είτε έτσι είτε αλλιώς, πρέπει να είναι μπροστά από τα μάτια κάποιου άλλου, όχι δικά μας. Αντί να προωθείτε και να ξεχνάτε, ωστόσο, διαγράψτε ολόκληρη την αλυσίδα αφού περάσετε οποιαδήποτε σχετική πληροφορία μαζί. Δεν είναι η επιχείρησή σας, οπότε γιατί θα έπρεπε να πάρει χώρο στα εισερχόμενά σας;
16 Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία αρχειοθέτησης.
Shutterstock
Εάν το email σας είναι ήδη ζυγισμένο με υπερβολικά μηνύματα, καλό πρώτο βήμα είναι να πάρετε το βήμα και απλά να διαγράψετε τα πάντα. Τα περισσότερα από αυτά δεν θα αντιμετωπίσετε ποτέ σε αυτό το σημείο, και το πρόσωπο που περίμενε μια απάντηση έχει πιθανώς ξεχάσει. Εάν δεν μπορείτε να φέρετε τον εαυτό σας να κάνει την κίνηση, αρχειοθετήστε το - είναι καλύτερο από τίποτα και θα σας φέρει ένα βήμα πιο κοντά στο μυθικό "inbox zero".
17 Κατάργηση εγγραφής στα πράγματα που δεν διαβάζετε.
Shutterstock
Πάντα να εγγραφείτε σε ένα ενημερωτικό δελτίο ή σε κάποια άλλη κανονική έκρηξη μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μόνο και μόνο για να αποφύγετε την αγάπη με αυτό, αλλά συνεχίστε να λαμβάνετε μηνύματα που δεν κάνουν τίποτα περισσότερο από το καλαμάρι στο κάτω μέρος των εισερχομένων σας; Κάνετε ποτέ αυτό το 10, 20, ή, δεν ξέρω, 200 φορές; Αν ναι, είστε σε καλή επιχείρηση. Ίσως αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο η δωρεάν εφαρμογή, Unroll.me, έχει χτυπήσει ένα τέτοιο στήριγμα στην αγορά. Μετά τη λήψη, ο αλγόριθμος του Unroll.me συγκεντρώνει όλες τις συνδρομές σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επιτρέποντας εύκολη ταξινόμηση και / ή κατάργηση της εγγραφής. Επιπλέον, η λειτουργία "Συνάθροισης" προσφέρει μια όμορφη μορφή για την παρακολούθηση σημαντικών ενημερωτικών δελτίων που σας αρέσουν. Είναι επίσης απεριόριστη: η υπηρεσία είναι διαθέσιμη σε όλες τις συσκευές.
Για να ανακαλύψετε περισσότερα καταπληκτικά μυστικά για να ζήσετε την καλύτερη ζωή σας, κάντε κλικ εδώ για να μας ακολουθήσετε στο Instagram!
