Έξι σημεία τρία. Αυτές είναι πόσες ώρες, σύμφωνα με πρόσφατη μελέτη που ανέθεσε ο tech giant Adobe, ότι οι Αμερικανοί ξοδεύουν, κατά μέσο όρο, απαντώντας σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρα. Βάλτε έναν άλλο τρόπο: Ξοδεύετε ένα ολόκληρο τρίτο της αφυπνιστικής ζωής σας κολλημένο στα εισερχόμενά σας, απαντώντας σε μηνύματα που, ειλικρινά, θα μπορούσαν να εξαφανιστούν σε μια συνομιλία IRL πέντε λεπτών. Κάτι πρέπει να δώσει.
Ευτυχώς, παίρνοντας αυτό το κάτι που πρέπει να δώσετε είναι, σε πολλές περιπτώσεις, τόσο εύκολο όσο το χτύπημα ενός κουμπιού. Με την εφαρμογή μιας σειράς δοκιμασμένων και αληθινών τακτικών, μπορείτε να μειώσετε τις ώρες που αφιερώνεστε στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Απλά σκεφτείτε: πόσο χρόνο θα εξοικονομήσετε εάν δεν έπρεπε ποτέ να κατεβάσετε μη αυτόματα ένα συνημμένο; Ή τι θα συμβεί αν θα μπορούσατε να τραβήξετε ένα βιαστικά αποσταλμένο email πίσω από τον αιθέρα, εξοικονομώντας έτσι χρόνο (και πανικό!) Ξόδεψε το γράψιμο ενός "λυπάμαι πολύ, δεν ήθελα να στείλω αυτό" το email;
Ναι, όλα αυτά τα jujitsu στο Internet είναι δυνατά. Έχουμε γεμίσει τις 17 καλύτερες αποτυχίες που εξοικονομούν χρόνο, βελτιώνοντας τη ζωή, βελτιώνοντας την αποτελεσματικότητα των email σας. Έτσι διαβάζετε, επειδή το εν λόγω εισερχόμενο μηδέν περιμένει. Και για περισσότερους τρόπους για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις 6, 3 ώρες σας, μην παραλείψετε 15 Cold Open Business Emails που σας χωρίζουν.
1 Διαγραφή μαζικά.
Shutterstock
Είναι ένα καλό στοίχημα ότι τα εισερχόμενά σας είναι τόσο γεμάτα όπως ένα ανώτερο dorm κατά τη διάρκεια των τελικών. Είναι επίσης ένα καλό στοίχημα ότι το μεγαλύτερο μέρος αυτής της ακαταστασίας οφείλεται σε καθημερινά ή εβδομαδιαία μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από εμπόρους λιανικής πώλησης, οργανισμούς και άλλα ενημερωτικά δελτία που ενδέχεται να έχετε εγγραφεί εδώ και χρόνια. Χρησιμοποιώντας το Unroll.me, μπορείτε να εντοπίσετε όλες τις λίστες στις οποίες βρίσκεστε και να καταργήσετε την εγγραφή σας από όσες δεν θέλετε πλέον να λαμβάνετε πληροφορίες. Στην πραγματικότητα, ένας εκδότης Best Life ήταν σε θέση να χρησιμοποιήσει το Unroll.me για να εντοπίσει μια εκπληκτική 135 συνδρομές. Πόσα θα εμφανιστούν; Και πόσοι θα μπορούσατε να κάνετε χωρίς;
2 Ενεργοποιήστε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου.
Shutterstock
Όλοι γνωρίζουμε τις βασικές συντομεύσεις πληκτρολογίου. (Command- A : επιλέξτε όλες τις εντολές: Command- C : copy: Command- P : paste κ.λπ.) Αλλά οι χρήστες του Gmail έχουν τη δυνατότητα να ενεργοποιήσουν ένα σύνθετο σύνολο συντομεύσεων. Πρώτα, μεταβείτε στις ρυθμίσεις. Κάντε κλικ στην καρτέλα γενικά. Περίπου στα μέσα, θα δείτε μια επιλογή συντομεύσεων πληκτρολογίου, απενεργοποιημένη από προεπιλογή. Ενεργοποιήστε το και θα έχετε πρόσβαση σε αυτές τις εύκολες πληκτρολογήσεις:
- C : Έναρξη νέου μηνύματος
- Shift- C : Έναρξη νέου μηνύματος σε νέο παράθυρο
- D : ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα σε μια νέα καρτέλα
- F : προώθηση ενός μηνύματος
- #: Διαγραφή ενός μηνύματος
- Shift- I : σημειώστε ένα μήνυμα ως αναγνωσμένο
- Shift- U : σημειώστε ένα μήνυμα ως μη αναγνωσμένο
- Εντολή- S : αποθήκευση ενός μηνύματος
3 Και στη συνέχεια αυτοματοποιήστε τα.
Shutterstock
Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα κατά την απομνημόνευση αυτής της περίληψης συντομεύσεων πληκτρολογίου, το Keyrocket, μια προσθήκη Google Chrome, θα σας υπενθυμίσει ενώ πληκτρολογείτε. (Μη διεισδυτική, βέβαια.) Και για περισσότερους τρόπους για να γίνει μια μηχανή παραγωγικότητας, μάθετε τα 15 τρόπους να διπλασιάσετε την παραγωγικότητα σας στο μισό χρόνο.
4 Χρήση των hashtag.
Ναι, πραγματικά, το οργανωτικό εργαλείο υπογραφής των κοινωνικών μέσων λειτουργεί και για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Πέτα σε ένα hashtag ή δύο στο τέλος της υπογραφής σας - το μέρος του email που είναι γενικά αποσυνδεδεμένο, έτσι ώστε οι παραλήπτες να μην βλέπουν ούτε να κρίνουν την ετικέτα σας #workhardplayhard για εύκολη αναζήτηση. Απλά πληκτρολογήστε το hashtag στο πεδίο αναζήτησης στο πάνω μέρος των εισερχομένων και θα εμφανιστεί κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που κωδικοποιείται με αυτό.
5 Ενεργοποιήστε την επιλογή "unsend".
Shutterstock
Είμαστε όλοι εκεί: σχεδιάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το στέλνετε στον αιθέρα και αμέσως αντιλαμβάνεστε, αχ, αυτό το μήνυμα δεν ήταν έτοιμο να στείλει. Φαίνεται ότι μπορείτε να φέρετε τα μηνύματά σας πίσω από το χείλος εγκαθιστώντας μια χρήσιμη καθυστέρηση. Στο Gmail, για παράδειγμα, πηγαίνετε κάτω από τις ρυθμίσεις, στη συνέχεια γενικά. Το κουμπί "Αναίρεση" θα βρείτε ως την πέμπτη επιλογή. Ενεργοποιήστε την. Μπορείτε να επιλέξετε από ένα αναπτυσσόμενο μενού διαστημάτων 10 δευτερολέπτων. θα υπαγορεύσουν πόσο χρόνο έχετε πριν το μήνυμα σας αποσταλεί για το καλό.
6 Ρυθμίστε τη λειτουργία σε 10 δευτερόλεπτα.
Shutterstock
Μια συμβουλή: εάν χρησιμοποιείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ως υπηρεσία de facto ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων, συνιστούμε να ρυθμίσετε το κουμπί αναίρεσης σε 10 δευτερόλεπτα. Με αυτόν τον τρόπο, οι απαντήσεις σας δεν θα αποσταλούν σε καθυστέρηση μισού λεπτού. Όχι, 30 δευτερόλεπτα δεν ακούγεται πολύ, αλλά ας το φέρουμε έτσι: Εάν η υπηρεσία άμεσων μηνυμάτων της επιλογής σας (Slack, GChat, Facebook Messenger - οτιδήποτε!) Κράτησε κάθε εξερχόμενο μήνυμα για τόσο μεγάλο χρονικό διάστημα,
7 Ή απλώς συμπληρώστε το πεδίο "στο" τελευταίο.
Shutterstock
Είναι μια καλή συνήθεια να υιοθετήσετε, παιδιά. (Δείτε τις προηγούμενες δύο διαφάνειες.)
8 Χρησιμοποιήστε αυτό το σήμα.
"Για ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ξεκινάει με ένα χαιρετισμό« γεια »ή« γεια », ένα κλείσιμο όπως το« καλύτερο »θα ήταν συνεπές», λέει η Patricia Napier-Fitzpatrick, ιδρυτής και πρόεδρος της σχολής εθιμοτυπίας της Νέας Υόρκης. "Το καλύτερο, αν και υπερβολικά χρησιμοποιημένο, είναι ένα από τα ασφαλέστερα κλεισίματα σε γενικές γραμμές, διότι είναι ασύμβατο και καθολικά κατάλληλο". Αυτό είναι σωστό: Παρά την αχαλίνωτη υπερβολική χρήση του, το "Best" είναι ο μοναδικός καλύτερος τρόπος να υπογράφετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
9 Και αυτή η υπογραφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Όταν είστε στο δρόμο, τουλάχιστον, θα θέλετε να παραιτηθείτε από ενοχλητικές φράσεις ("Παρακαλώ συγχωρείτε τυχόν τυπογραφικά λάθη." "Αποστέλλονται από τον επεξεργαστή 1.21 gigawatt μου." "Αποστέλλονται από το iPhone μου - παρακαλώ σκεφτείτε το περιβάλλον πριν εκτυπώσετε. ") αντί για κάτι απλό, κομψό, ευθεία στο σημείο:" Αποστέλλονται από το δρόμο. " Σύμφωνα με τον Ben Dattner, έναν εκτελεστικό προπονητή, ελέγχει όλα αυτά τα κουτιά, ενώ παράλληλα προκαλεί κι ένα Kerouac-esque vibe. Δεν είναι περίεργο ότι είναι η υπογραφή ενός ηλεκτρονικού τηλεφώνου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που όλοι πρέπει να έχουν.
10 Και αυτό το μήνυμα εκτός γραφείου.
Σύμφωνα με την Jane Scudder, καθηγητή στο Business School του Σικάγο, όταν συμπληρώνετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου, αυτή είναι η μορφή που πρέπει να χρησιμοποιήσετε:
Ευχαριστούμε για το email σας. Είμαι OOO από την Τρίτη 12 Ιουνίου μέχρι την Παρασκευή 15 Ιουνίου χωρίς πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν αυτό είναι επείγον, παρακαλώ επικοινωνήστε στο. Διαφορετικά, θα απαντήσω σε όλα τα μηνύματα όταν θα επιστρέψω .
Για λεπτομέρειες σχετικά με το επίπεδο του νυχτερίδα, όπως το αν θα τερματίσετε το μήνυμα την τελευταία μέρα ή την πρώτη μέρα που επιστρέψατε - ή αν θα συμπεριλάβετε έναν αριθμό τηλεφώνου, μην συμβουλευτείτε ακριβώς τον πολύ εκτενή οδηγό μας για το θέμα.
11 Αλλάξτε την πυκνότητα της οθόνης.
Οι χρήστες του Gmail μπορούν να επιλέξουν από τρεις διαφορετικές πυκνότητες εμφάνισης για τα εισερχόμενά τους: άνετα, ζεστά και συμπαγή. Η πυκνότητα εμφάνισης δεν επηρεάζει τίποτε περισσότερο από το πόσο λευκός χώρος υπάρχει μεταξύ κάθε μηνύματος στην οθόνη εισερχομένων. Είναι λίγο περισσότερο από ένα θέμα προτίμησης, αλλά σκεφτείτε τους όρους του, καλά, ένα έγγραφο όρου. Άνετο είναι σαν διπλός-αποστασιοποιημένος χώρος, όπου το άνετο είναι μονόκλιτο διάστημα, και το συμπαγές είναι παρόμοιο με το μισογεωμένο διάστημα.
12 Μην ξεχάσετε να αρχειοθετήσετε.
Shutterstock
Μπορείτε να εξαλείψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας χωρίς να χρειάζεται να τα καθαρίσετε πλήρως από την ύπαρξη μέσω του φακέλου απορριμμάτων. Με την "αρχειοθέτηση" μεμονωμένων μηνυμάτων, θα αποκρύπτονται αμέσως από τα εισερχόμενά σας και από όλους τους φακέλους σας. Αλλά μπορείτε ακόμα να τα εντοπίσετε, εάν είναι απαραίτητο, μέσω της λειτουργίας αναζήτησης. Στο Gmail, μπορείτε να αρχειοθετήσετε άμεσα τα μηνύματα μετά το άνοιγμα τους κάνοντας κλικ στο μικρό "x" που εμφανίζεται δίπλα στη γραμμή θέματος.
13 Ακολουθήστε τον κανόνα των δύο λεπτών.
Shutterstock
Υποστηριζόμενη από εμπειρογνώμονες παραγωγικότητας όλων των λωρίδων, ο κανόνας των δύο λεπτών είναι ένας σίγουρος τρόπος αντιμετώπισης του στρες που σχετίζεται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Δείτε πώς λειτουργεί: Εάν μπορείτε να απαντήσετε και να ξεχάσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε δύο λεπτά ή λιγότερο, να το αντιμετωπίσετε αμέσως. Αν όχι, ρίξτε το στην άκρη για αργότερα.
14 Παρτίδα απαντήσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Για να περιορίσετε το χρονικό διάστημα που περνάτε κολλημένο στην οθόνη που έχετε τραβήξει στο μυαλό μουδιασμένες ανταλλαγές από πίσω, μπορείτε να ορίσετε τις ώρες της ημέρας σας ως περιόδους ηλεκτρονικής ανταπόκρισης. (Ίσως είναι μια ώρα το πρωί και 90 λεπτά το απόγευμα, ίσως είναι τρεις ώρες μετά το μεσημεριανό γεύμα, οτιδήποτε δουλεύει για εσάς!) Στη συνέχεια, απαντήστε μόνο σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατά τη διάρκεια αυτών των χρονικών περιόδων - και ποτέ έξω από αυτά.
15 Κατεβάστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε 140 χαρακτήρες.
Ναι, ακριβώς όπως ένα Tweet (ή τουλάχιστον μια προ-280 επανάσταση Tweet). Όπως ο Andrew Torba, ο διευθύνων σύμβουλος του Gab, το κοινωνικό δίκτυο, που συνιστάται σε μια μεσαία θέση, είναι καλύτερο να κρατάτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας όσο το δυνατόν πιο σύντομα. "Θα ήθελα να σας βοηθήσω να λύσετε το πρόβλημα X. Δηλαδή Y και Z πρότειναν να συνδεθούμε. Είστε ελεύθεροι να συνομιλήσετε;" Δεν υπάρχει καμία ανάγκη για λουλούδια χαιρετισμούς απολύτως.
16 Ρυθμίστε τα συνημμένα για αυτόματη λήψη.
Shutterstock
Αν το This, Then That (IFTTT), μια εφαρμογή βελτιστοποίησης email, μπορεί να σας βοηθήσει να ορίσετε συγκεκριμένη "γλώσσα", να το πω έτσι, που θα αποκόψει μια δέσμη slogging τύπου μεσάζοντος. Για παράδειγμα: εάν ένα εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει ένα συνημμένο, το IFTTT θα το μεταφορτώσει αυτόματα στο Google Drive.
17 Μην απαντάτε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά από ώρες.
Δεν είναι μυστικό ότι οι Αμερικανοί ξεχειλίζουν - και, όπως αποκάλυψε η μελέτη της Adobe, μεγάλο μέρος αυτής της υπερβολικής εργασίας προέρχεται από τη συχνή αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο, νωρίτερα φέτος, τα μέλη του συμβουλίου της Νέας Υόρκης εισήγαγαν νομοσχέδιο που θα καθιστούσε παράνομη τις επιχειρήσεις να απαιτούν από τους υπαλλήλους να ελέγχουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την ώρα. (Είναι εμπνευσμένο από έναν επί του παρόντος νόμο περί βιβλίων στη Γαλλία, όπου εταιρείες με προσωπικό μεγαλύτερο των 50 ετών πρέπει να καθορίσουν αυστηρές κατευθυντήριες γραμμές για την εργασία μετά το ωράριο ή αλλιώς θα υποστούν οικονομικές κυρώσεις.)
Ο Ari Notis Ari είναι ανώτερος συντάκτης, ειδικευμένος σε ειδήσεις και πολιτισμό.