Όταν πρόκειται για ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, μπορεί να νομίζετε ότι γνωρίζετε όλα όσα πρέπει να ξέρετε. Μετά από όλα, οι περισσότεροι από εμάς στέλνουμε και λαμβάνουμε κατά μέσο όρο 121 ηλεκτρονικά μηνύματα την ημέρα , σύμφωνα με την εταιρεία τεχνολογίας της αγοράς The Radicati Group. Αλλά ακόμα κι αν πιθανότατα να περάσετε ένα σημαντικό κομμάτι κάθε μέρα που εργάζεται στα εισερχόμενά σας, θα μπορούσατε ακόμα να μάθετε ένα πράγμα ή δύο. Στην πραγματικότητα, υπάρχει ένας τόνος των κανόνων εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας παραλείπουν τακτικά και πολλά άλλα άτομα στη λίστα επαφών σας. Θέλετε να είστε σίγουροι ότι είστε ηλεκτρονικά ευγενικοί; Εδώ είναι οι 17 χρυσοί κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ίσως δεν γνωρίζετε, αλλά πρέπει να ξέρετε.
1 Απαντήστε στο λεπτό που θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακόμα κι αν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο.
Shutterstock
Κανείς δεν εκτιμά να λαμβάνει απάντηση σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εβδομάδες μετά την αποστολή του. Στην πραγματικότητα, μια έρευνα του 2018 που διεξήχθη από τη συμβουλευτική εταιρεία Toister Performance Solutions αποκάλυψε ότι το 41% των ανθρώπων ανέμεναν μια απάντηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τους συναδέλφους τους σε λιγότερο από μία ώρα. (Ξεκινήστε να συντάσσετε σημειώσεις συγγνώμης στο τμήμα λογιστικής σας τώρα!)
Φυσικά, μερικές απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας καλούν να μασάτε τις σκέψεις σας και να συντάξετε ένα μετρημένο μήνυμα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η λύση είναι εύκολη: Απαντήστε μέσα σε λίγα λεπτά για να αφήσετε τον αποστολέα να γνωρίζει ότι λάβατε το μήνυμά του, αλλά χρειάζεστε λίγο περισσότερο χρόνο για να διαλέξετε τα πράγματα. Με αυτόν τον τρόπο, γνωρίζουν ότι έχετε λάβει υπόψη το ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο και δεν τους αγνοείτε απλώς.
2 Χρησιμοποιήστε την επιλογή "Απάντηση σε όλους" με προσοχή.
Shutterstock
Υπάρχει μια κρίσιμη διαφορά μεταξύ των επιλογών "Απάντηση" και "Απάντηση όλων". Και όμως, πολλοί χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δυστυχώς δεν το συνειδητοποιούν. Σε περίπτωση που είστε ένας από αυτούς, γνωρίζετε ότι όταν επιλέγετε το τελευταίο, κάθε παραλήπτης που έλαβε CC στο αρχικό μήνυμα λαμβάνει την απάντησή σας - και, συχνότερα, δεν χρειάζεται να κατακλύσετε τα εισερχόμενα όλων.
Αυτά τα άχρηστα μαζικά μηνύματα είναι μια τέτοια μάστιγα, υπάρχει ένας συνομιλητής όρος για να τους περιγράψει: "Απάντηση Allpocalypse." Έτσι, την επόμενη φορά που θα απαντήσετε σε ένα μαζικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σκεφτείτε ποιος πραγματικά χρειάζεται να διαβάσει την απάντησή σας: ολόκληρη η εταιρεία ή μόνο ο αρχικός αποστολέας;
3 Εάν θέλετε απάντηση από κάποιον, μην κάνετε CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Όταν κάποιος CC στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - αυτό σημαίνει ότι τα αντιγράφετε με άνθρακα - αυτό συνήθως υποδηλώνει ότι θέλετε να τα κρατήσετε βρόμματα στη συνομιλία, αλλά δεν ψάχνετε απαραιτήτως απάντηση από αυτά. Και, όπως προειδοποιεί ο Dannielle Walz, η κατάχρηση της επιλογής CC μπορεί να οδηγήσει σε προβλήματα επικοινωνίας.
"Με την είσοδο των συναδέλφων σας σε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να αρχίσουν να σταματούν να βλέπουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ως σημαντικά και να τα τοποθετούν απευθείας σε ένα φάκελο αναφοράς ή σε ένα" μεταγενέστερο φάκελο ", έγραψε σε μια ανάρτηση του LinkedIn. "Αυτό μπορεί να οδηγήσει στο να χάσουμε σημαντικές πληροφορίες στο μέλλον."
Επομένως, αν περιμένετε κάποια απάντηση από κάποιον, βάλτε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πεδίο "Προς" και χρησιμοποιήστε με σιγά-σιγά τη λειτουργία "CC".
4 Κατανοήστε πότε και πότε να μην χρησιμοποιήσετε το BCC.
Shutterstock
Το πεδίο BCC είναι ακόμη πιο περίπλοκο, αποφεύγοντας συνεχώς ακόμα και τους πιο έμπειρους χρήστες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αλλά ας το σπάσουμε: το BCC σημαίνει "τυφλό αντίγραφο του άνθρακα", οπότε παρόλο που είναι παρόμοιο με το CC, το BCC-ing δεν εμφανίζει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αυτού του ατόμου σε άλλους παραλήπτες, που σημαίνει ότι κανένας άλλος στην αλυσίδα δεν θα δει ότι τους συμπεριλάβαμε.
Όταν λοιπόν είναι καλό να χρησιμοποιήσετε το BCC; Το περιοδικό Hillel Fuld of Inc. λέει ότι είναι αυστηρά για μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή όταν κάποιος σας εισάγει μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον άλλο.
"Σε κάθε άλλη περίπτωση, όταν στέλνετε ηλεκτρονικό μήνυμα σε κάποιον και σε κάποιον άλλο από την BCC, είστε ανέντιμοι - όπως ή όχι", σημειώνει ο Fuld. "Στέλνετε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Πρόσωπο X και χωρίς να το γνωρίζετε, αφήνοντας το άτομο Y να υποκλέψει τη συνομιλία σας. Το πρόσωπο X δεν έχει ιδέα ότι κάποιος άλλος διαβάζει αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν στην πραγματικότητα το στέλνατε κρυφά σε κάποιον άλλο".
5 Να χρησιμοποιείτε θαυμαστικά τα θαυμαστικά.
Shutterstock
Είναι εύκολο να ρίξετε ένα θαυμαστικό στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εδώ και εκεί, αλλά προσπαθήστε να μην κάνετε μια συνήθεια αυτού. Ενώ χρησιμοποιούνται ιστορικά για να δείξουν ενθουσιασμό, σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα θαυμαστικά μπορούν εύκολα να θεωρηθούν ως φωνή ή παθητική επιθετικότητα.
"Η χρήση του περιττού θαυμαστικού στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί εύκολα να καταστρέψει την υποκείμενη έννοια του κειμένου σας" εξηγεί η Άννα Βεράσαϊ στην HR Digest . "Χρησιμοποιήστε το μόνο όταν πρέπει να τονίσετε κάτι που είναι σημαντικό. Σκεφτείτε πώς ο αναγνώστης μπορεί να ερμηνεύσει το μήνυμα όταν το διαβάσει."
6 Να είστε προσεκτικοί με τη χρήση του χιούμορ σας.
Shutterstock
Ο καθένας αγαπάει ένα καλό αστείο κάθε μέρα, αλλά επειδή ο τόνος μπορεί να ερμηνευτεί εσφαλμένα όταν δεν αντιστοιχεί στο πρόσωπο, είναι καλύτερο να αφήσετε τα αστεία από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. "Κρατήστε το χιούμορ για ένα τηλεφώνημα ή αυτοπροσώπως", γράφει ο David Silverman, καθηγητής επαγγελματικής γραφής, στο Business Review του Χάρβαρντ . "Έτσι, όταν υπάρχει αναισθητοποιημένη σιωπή στο άλλο άκρο της γραμμής ή στην άκρη της τραπέζης του συνεδρίου, θα μπορούσα να πω, " νομίζω ότι μπορεί να μην συνειδητοποιήσετε πόσο αστείο θεωρώ ότι είμαι εγώ και, δεδομένου ότι εγώ πιστεύω ότι θα σταματήσω τώρα."
Αλλά σοβαρά: Μια βασική μελέτη του 2005 που δημοσιεύτηκε στην Εφημερίδα της Προσωπικότητας και της Κοινωνικής Ψυχολογίας έδειξε ότι, ενώ οι αποστολείς προέβλεπαν ότι οι αποδέκτες τους μπορούσαν να αποκρυπτογραφήσουν με ακρίβεια τον τόνο τους το 80% των περιπτώσεων, οι παραλήπτες ήταν στην πραγματικότητα μόνο ικανοί να διαβάσουν με ακρίβεια το 56% χρόνος.
7 Περάστε το αργαλειό.
Shutterstock
Με την άνοδο των άμεσων μηνυμάτων, οι σύντομες μορφές της αγγλικής γλώσσας έχουν γίνει ευρύτερα χρησιμοποιημένες - όπως το u για το "εσείς" ή "το wanna" αντί για το "want to". Αλλά, όπως το χιούμορ δεν κολλάει συχνά όταν πρόκειται για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αργκό είναι ένα παρόμοιο μη-πάει. Σύμφωνα με μια έρευνα του OnePoll, το 37% των ανθρώπων σκέφτηκαν ότι η χρήση αργυρών στον χώρο εργασίας είναι απαράδεκτη και το 55% δήλωσε ότι παραλείπουν το "lol" όταν πρόκειται να στείλει email στον προϊστάμενό σας.
8 Δώστε προσοχή στη γραμμή θέματος.
Shutterstock
Οι θεματικές γραμμές είναι απλές, αλλά απαραίτητες. Και δεδομένου ότι η πλειοψηφία των ηλεκτρονικών μηνυμάτων διαβάζεται σε κινητές συσκευές - 55 τοις εκατό, σύμφωνα με την εταιρεία αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Return Path - είναι σημαντικό να τα καρφώσετε. Σύντομες, συνοπτικές και άμεσες γραμμές υποκειμένων είναι οι καλύτερες. Ο σκοπός του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα πρέπει να δηλώνεται με σαφήνεια και θα πρέπει να τον περιορίζετε σε πέντε λέξεις ή λιγότερα, επειδή οι κινητές συσκευές αποκόπτουν οποιεσδήποτε λέξεις μετά από αυτό.
9 Συμπεριλάβετε μια υπογραφή.
Shutterstock
Έχετε αποκτήσει ποτέ ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κάποιον και αναρωτήθηκε, "από ποιον είναι;" Αν και η διεύθυνση του αποστολέα μπορεί να σας δώσει μερικές ενδείξεις ως προς το ποιοι είναι, μερικές φορές δεν αρκεί. Μια υπογραφή στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας μπορεί να ενημερώσει άμεσα τον παραλήπτη για το ποιος είστε, τι κάνετε και πώς μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας περαιτέρω.
Οι λαοί στο ολοκληρωμένο πρακτορείο μάρκετινγκ Ocreative λένε ότι η ύπαρξη ενός πλαισίου υπογραφής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι "όπως η παράδοση ενός ατόμου μια επαγγελματική κάρτα κάθε φορά που στέλνετε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο." Αν δεν έχετε ακόμα ένα, προσθέστε μια υπογραφή που περιλαμβάνει το πλήρες όνομα, τη θέση, τον αριθμό τηλεφώνου, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, τον ιστότοπό σας και ένα εμπορικό λογότυπο.
10 Θυμηθείτε να KISS (κρατήστε το σύντομο και απλό).
Shutterstock
Η μέθοδος KISS είναι κάτι που οι περισσότεροι από εμάς διδάσκονταν στο δημοτικό σχολείο, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι είναι λιγότερο αναγκαίο αργότερα στη ζωή. Το Boomerang, μια εφαρμογή για την παραγωγικότητα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, διερεύνησε τις βασικές μεθόδους για να πάρει περισσότερες απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μεγαλύτερη λήψη τους; Είναι καλύτερο να γράφετε σαν να είστε οκτώ χρονών.
Η έρευνά τους διαπίστωσε ότι τα μηνύματα που γράφτηκαν σε επίπεδο ανάγνωσης τρίτου βαθμού είχαν 36% περισσότερες πιθανότητες να αποκριθούν από εκείνα που γράφτηκαν σε επίπεδο ανάγνωσης κολεγίου.
11 Προσέξτε τα συνημμένα.
Shutterstock
Συνημμένα είναι μερικές φορές ένα απαραίτητο μέρος της διαδικασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά θα πρέπει να γνωρίζετε καλά πώς να τα χρησιμοποιήσετε πριν από την προσκόλληση με την εγκατάλειψη. Σε μεγάλες αλυσίδες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μερικές φορές μπορούν να περάσουν απαρατήρητες ή παραβλέπονται και οι απροσδόκητες προσκολλήσεις τείνουν να μην έχουν ανοιχτεί, επειδή οι παραλήπτες είναι επιφυλακτικοί από ηλεκτρονικούς ιούς.
Η καλύτερη λύση είναι να καλέσετε τα συνημμένα σας στο σώμα του email σας. Γραμματικά λέει ότι ο καλύτερος τρόπος για να ειδοποιήσετε τον παραλήπτη των συνημμένων είναι να συμπεριλάβετε ένα μήνυμα στο τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, το οποίο λέει κάτι σύμφωνα με τη γραμμή "Έχω επισυνάψει" ή "Ανατρέξτε στις συνημμένες για περισσότερες λεπτομέρειες".
12 Τυποποιήστε τη γραμματοσειρά σας.
Shutterstock
Ενώ παίζετε με στυλ γραμματοσειράς και χρώματα μπορεί να είναι διασκεδαστικό, δεν υπάρχει χώρος για λαμπερά ροζ Comic Sans στον επαγγελματικό κόσμο. Όπως αποδεικνύεται, η χρήση της γραμματοσειράς είναι εξαιρετικά σημαντική όταν πρόκειται για την ψηφιακή επικοινωνία, σύμφωνα με τον Colin Wheildon, συγγραφέα τύπου & διάταξης: επικοινωνείτε ή απλά φτιάχνετε αρκετά σχήματα; "Είναι δυνατόν να απομακρυνθούμε από τα τρία τέταρτα των αναγνωστών μας απλά επιλέγοντας τον λάθος τύπο", δήλωσε στους American Writers & Artists.
Ποιες είναι οι γραμματοσειρές που θα πρέπει να κολλήσετε όταν πρόκειται για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Το MageMail συνιστά τη Γεωργία, τη Βερντάνα, την Times New Roman, την Trebuchet MS ή την Arial.
13 Επαναλάβετε τα πάντα.
Shutterstock
Όταν γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι πιθανότητες είναι ότι πρόκειται να κάνετε λάθος. μετά από όλα, είστε μόνο άνθρωποι. Ωστόσο, τα λάθη δεν φαίνονται συχνά παρελθόν όταν πρόκειται για emails εργασίας. Σε μια γραμματική δημοσκόπηση περίπου 2.000 ερωτηθέντων, το 67% δήλωσε ότι δεν ήταν εντάξει να κάνει τα τυπογραφικά μηνύματα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ενώ μόνο το 6% πιστεύει ότι ήταν αποδεκτό λάθος.
14 Καταχωρίστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τελευταία.
Shutterstock
Ο ευκολότερος τρόπος να σιγουρευτείτε ότι δεν στέλνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προτού να είναι έτοιμο ή πριν να διαγραφεί κάποιο τυπογραφικό λάθος; Περιμένετε έως ότου όλα βρίσκονται σε σχήμα κορυφής πριν εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη. Όπως γνωρίζετε, κάνοντας λάθη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα από τα ευκολότερα τρόπους για να κάνετε λάθος εντύπωση.
"Δεν είναι μόνο επαγγελματισμός αυτό είναι το θέμα", δήλωσε ο Karen Kessler, πρόεδρος της Evergreen Partners, στο Forbes . "Αυτό που διακυβεύεται είναι η φήμη του υπαλλήλου και της εταιρείας ή του οργανισμού. Είδαμε τις κακές αποφάσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να έχουν αρνητικές συνέπειες για την απόλυση των εργαζομένων και για τον οργανισμό ως δίκη».
15 Και ελέγξτε τριπλά το όνομα του παραλήπτη σας.
Shutterstock
Ένα μεγάλο λάθος που πρέπει να αποφύγετε είναι η ορθογραφία του ονόματος του παραλήπτη σας λάθος, οπότε φροντίστε να ελέγξετε τριπλώς πριν χτυπήσετε αποστολή. Πολλοί άνθρωποι βλέπουν την πράξη ορθογραφίας ενός ονόματος ως τεμπέλης και ασυνείδητου, ειδικά όταν η σωστή ορθογραφία είναι στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τι πρέπει να κάνετε εάν κάνετε λάθος αυτό το λάθος; Η Kathryn Shanley, ιδιοκτήτρια της εικονογράφησης My Red Pen, λέει ότι η άμεση συγνώμη είναι το κλειδί για τη διατήρηση της αξιοπιστίας σας.
16 Για επαγγελματικές συναλλαγές, χρησιμοποιήστε μια επαγγελματική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Shutterstock
Ενώ μια προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ωραία να χρησιμοποιηθεί όταν αντιστοιχεί με τους φίλους ή την οικογένειά σας, κρατήστε το έξω από το επαγγελματικό τομέα της επιχείρησης. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό σε μια κατάσταση καταναλωτή-πωλητή. Μια έρευνα του 2016 GoDaddy για 1.000 Αμερικανούς έδειξε ότι το 75% πιστεύει ότι η κατοχή ενός επαγγελματικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποτελεί σημαντικό παράγοντα εμπιστοσύνης σε μια επιχείρηση στο διαδίκτυο, ενώ το 33% θα αμφιβάλλει για τη νομιμότητα ενός πωλητή αν χρησιμοποιούσε μια προσωπική διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
"Δεν ξεχνάτε ποτέ μια πρώτη εντύπωση, είτε στην πραγματική ζωή είτε στο διαδίκτυο", δήλωσε ο επικεφαλής του προϊόντος του GoDaddy, Στίβεν Άλντριχ. "Συχνά η πρώτη άμεση αλληλεπίδραση με έναν πελάτη γίνεται μέσω email και έτσι η επαγγελματική εμφάνιση σε αυτό το πλαίσιο είναι εξαιρετικά σημαντική".
17 Θυμηθείτε ότι οτιδήποτε μπορεί να μοιραστεί.
Shutterstock
Είτε πρόκειται για διαβίβαση, είτε για BCC, είτε για να αναβοσβήνει απλά το τηλέφωνό σας στο πρόσωπο κάποιου, είναι σημαντικό να θυμάστε ότι οτιδήποτε γράφετε σε ένα email μπορεί να δει κάποιος άλλος από τον προοριζόμενο παραλήπτη. Ως εκ τούτου, όλες οι ηλεκτρονικές επικοινωνίες σας πρέπει να είναι επαγγελματικές και χωρίς κίνδυνο. Μετά από όλα, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορούν ακόμη και να είναι παραδεκτά στο δικαστήριο, οπότε είναι καλύτερο να μην στείλετε ποτέ τίποτα που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί εναντίον σας αργότερα. Και για περισσότερους τρόπους για να βελτιώσετε την επαγγελματική σας ζωή, ελέγξτε τα 25 τεχνάσματα Genius για να εργάζεστε πιο έξυπνα και όχι πιο σκληρά.
Για να ανακαλύψετε περισσότερα καταπληκτικά μυστικά για να ζήσετε την καλύτερη ζωή σας, κάντε κλικ εδώ για να μας ακολουθήσετε στο Instagram!
Ο Kali Coleman Kali είναι βοηθός συντάκτης στη Best Life.