Εάν έχετε δυσκολευτεί να κάνετε τα πράγματα στην εργασία, ρίξτε μια ματιά γύρω σας. Ο χώρος εργασίας σας είναι ένα χάος; Εκτός από το ότι είναι απερίγραπτα οπτικά, η ύπαρξη ενός αποδιοργανωμένου γραφείου μπορεί να δυσκολέψει την εστίαση και την επεξεργασία πληροφοριών, σύμφωνα με έρευνα που δημοσιεύτηκε στο περιοδικό Journal of Neuroscience. Το ακαταστασία ανταγωνίζεται για την προσοχή σας και δημιουργεί άγχος, άγχος και ενοχή. Με άλλα λόγια, πρέπει να πάει.
Αλλά όταν κοιτάζετε κάτω από ένα τεράστιο χάος, φροντίζοντας για αυτό μπορεί να φανεί αδύνατο. Ευτυχώς, η διοργάνωση και η οργάνωση του γραφείου σας δεν είναι το ανυπέρβλητο καθήκον που φαίνεται να είναι με την πρώτη ματιά. Όσο είστε πρόθυμοι να είστε διεξοδικοί και σταθεροί, διατηρώντας το γραφείο σας οργανωμένο είναι στην πραγματικότητα αρκετά απλό - και το σημαντικότερο, αξίζει τον κόπο μακροπρόθεσμα. Ξεκινήστε με αυτές τις 20 εύκολες συμβουλές για την οργάνωση του γραφείου σας και θα απολαύσετε περισσότερο φυσικό χώρο, καθαρότερο μυαλό και μεγαλύτερη παραγωγικότητα σε χρόνο μηδέν. Και για περισσότερους τρόπους για να τακτοποιήσετε, κυριαρχήστε τους 40 τρόπους Genius να οργανωθούν περισσότερο μετά από 40.
1 Δημιουργία προσωπικού χώρου
Υπάρχουν πράγματα που φέρετε στην εργασία κάθε μέρα που πρέπει να πάτε κάπου. Ωστόσο, αντί να χτυπάτε το πορτοφόλι, το πορτοφόλι, το τηλέφωνο ή τα κλειδιά στο γραφείο σας - για να φτάσετε μόνο σε όλη την ημέρα - ορίστε μια συγκεκριμένη περιοχή για τα απαραίτητα, αλλά συχνά αντικείμενα που προωθούν την ακαταστασία. Καλύτερα όμως, όποτε είναι δυνατόν, να κρατάτε το τηλέφωνό σας μακριά από τα μάτια σας και θα μειώσετε το μέγεθος της απόσπασης της προσοχής σας στο γραφείο σας. Και για περισσότερους τρόπους για να βελτιώσετε τη ζωή σας, ελέγξτε αυτά τα 30 τεχνάσματα Genius που θα σας κάνουν την ζωή σας πιο εύκολη.
2 Οργανώστε την επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας, πάρα πολύ
Shutterstock
Θα μπορούσατε να έχετε ένα απολύτως πεντακάθαρο, άγονο γραφείο που θα καθιστούσε τον αυστηρότερο μινιμαλιστικό υπερήφανο, αλλά αν η οθόνη του υπολογιστή σας είναι ένας εφιάλτης εφιάλτης από εικόνες και αδιαφανή αρχεία, υπάρχει ακόμα εργασία. Τα ψηφιακά κουτάβια μετράνε επίσης ως ακαταστασία και μπορεί να προκαλούν έκπληξη το γεγονός ότι προσπαθείτε να εστιάσετε. Τουλάχιστον μία φορά την εβδομάδα, καθαρίστε τυχόν αδέσποτα αρχεία στην επιφάνεια εργασίας σας και φυλάξτε φακέλους μέσα σε άλλους φακέλους, εάν θέλετε να κάνετε την αρχική οθόνη πιο εξορθολογισμένη. Και για περισσότερους τρόπους για να μετατρέψετε τον υπολογιστή σας σε οργανωτική δύναμη, ανακαλύψτε τα Καλύτερα Desktop Desktop για μεγιστοποίηση της παραγωγικότητάς σας.
3 Κάντε καθαρισμό
Πιθανότατα είναι αυτονόητο, αλλά αν θέλετε να οργανώσετε το γραφείο σας, θα πρέπει να κάνετε καθαρισμό. Περάστε από κάθε στοιχείο στο γραφείο σας και αναρωτηθείτε αν το χρειάζεστε πραγματικά. Κρατήστε τα πράγματα που κάνετε. ρίξτε τα πράγματα που δεν έχετε. Και να είστε ειλικρινείς: κάνετε μόνο τα πράγματα χειρότερα για τον εαυτό σας υποστηρίζοντας ότι το μενού λήψης από ένα κλειστό εστιατόριο είναι "απαραίτητο". Κάντε το σωστά την πρώτη φορά και θα έχετε σημειώσει σημαντική πρόοδο προς την κατεύθυνση ενός πιο ηρεμούντου γραφείου.
4 Κάντε καθημερινή σάρωση
Δοκίμιο τερματισμού
Στο τέλος κάθε μέρα, αφιερώστε χρόνο για να σκουπίσετε το γραφείο σας προτού ξεκινήσετε. Κάνοντας αυτό θα σας κάνει να απομακρύνετε οτιδήποτε έχετε αφήσει στην επιφάνεια εργασίας σας, πράγμα που σημαίνει ότι θα έρθετε να εργάζεστε κάθε πρωί με ένα καθαρό γραφείο και μια νέα αρχή.
5 Εργασία για ένα πράγμα κάθε φορά
Shutterstock
Ίσως να νομίζετε ότι είστε άσοι στο multitasking, αλλά η αλήθεια του θέματος είναι ότι το multitasking είναι σχεδόν γνωστικώς αδύνατο. Αντί να προσπαθήσετε και να αποτύχετε, επικεντρώστε την προσοχή σας σε ένα μόνο έργο κάθε φορά. Για να ελαχιστοποιήσετε περαιτέρω την ακαταστασία, κάντε το μόνο πράγμα που δουλεύετε στο μόνο πράγμα που καταλαμβάνει χώρο στο γραφείο σας - όλα τα άλλα πρέπει να απομακρύνονται. Και αν είστε ένας πολυπόθητος πολέμου, θα πρέπει να γνωρίζετε αυτά τα 20 τρόποι να κάνετε την ζωή σας πιο δύσκολη από ότι χρειάζεται.
6 Σάρωση των εγγράφων σας
Θέλετε να απαλλαγείτε από εκείνους τους σωρούς χαρτιού που γεμίζουν το γραφείο σας; Πηγαίνετε ψηφιακά. Οτιδήποτε δεν χρειάζεται απολύτως φυσικό αντίγραφο πρέπει να σαρωθεί. Αποθηκεύστε τα αρχεία ως αρχεία PDF και θα έχετε έναν κατάλογο ο οποίος θα είναι πιο εύχρηστος και βολικός από ένα ντουλάπι αρχείων. Θα πρέπει να σαρώσετε χαρτιά που χρειάζεστε για να αποθηκεύσετε φυσικά αντίγραφα, αλλά να βρείτε έναν χώρο αποθήκευσης για αυτούς κάπου αλλού στον χώρο εργασίας σας, αν είναι δυνατόν, αφού σπάνια θα χρειαστεί να έχετε πρόσβαση σε αυτά.
7 Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα δύο συρταριών
Shutterstock / Smolaw
Αντί να κρατάτε σωρούς έργων διάσπαρτα σε όλο το γραφείο σας, εφαρμόστε ένα σύστημα δύο δίσκων για την οργάνωση χαρτιών. Ένας δίσκος είναι για νέα χαρτιά που δεν έχουν ακόμη αντιμετωπιστεί. Ο άλλος δίσκος προορίζεται για έγγραφα που έχουν ελεγχθεί και πρέπει να επιλυθούν ή να κατατεθούν. Και για περισσότερους τρόπους να μετατραπούν σε καλόπιστο γραφείο εργασίας, δείτε αυτούς τους 15 τρόπους για να διπλασιάσετε την παραγωγικότητα σας στο μισό χρόνο.
8 Ολοκληρώστε τις εργασίες ASAP
Ένας κανόνας για την αποφυγή της αναβολής είναι ότι αν κάτι διαρκέσει λιγότερο από δύο λεπτά, το κάνετε ακριβώς τώρα. Ομοίως, εάν κάτι στο χώρο εργασίας διαρκεί λιγότερο από 15 λεπτά, απλά το κάνετε. Πάρτε το έργο το συντομότερο δυνατόν, ώστε να μπορείτε να το καταθέσετε και να το ξεπεράσετε, τόσο διανοητικά όσο και φυσικά. Όσο πιο γρήγορα ολοκληρώνετε μια εργασία, τόσο πιο σύντομα θα σταματήσετε να σας αποσπά την προσοχή και όσο πιο σύντομα θα σταματήσει να παίρνει πολύτιμο χώρο στο γραφείο σας.
9 Go Digital
Shutterstock
Πάρτε τη συνήθεια να χρησιμοποιείτε το θρησκευτικό ψηφιακό ημερολόγιό σας για να παρακολουθείτε τα έργα και τις σημειώσεις και τις σημειώσεις που παίρνουν τις εφαρμογές, όπως τις λίστες και τις υπενθυμίσεις Keep for for-do. Όταν φτάσετε στο σημείο όπου τα πάντα μεταφέρονται αυτόματα σε ένα πρόγραμμα, έχετε εξαλείψει την ανάγκη για Post-Its και είναι ένα βήμα πιο κοντά σε ένα γαλήνιο περιβάλλον εργασίας.
10 Κρατήστε ένα Notebook Handy
Ρεαλιστικά, τα πάντα δεν μπορούν να πάνε κατευθείαν στο τηλέφωνό σας, οπότε κρατήστε ένα σημειωματάριο στο χέρι για να σηκώσετε τα πράγματα κάτω, όπως τους αριθμούς τηλεφώνου και τις υπενθυμίσεις. Ενώ προσθέτετε ένα άλλο στοιχείο στο γραφείο σας μπορεί να φανεί αντιληπτό, έχοντας ένα σημειωματάριο βολικό διατηρεί όλες αυτές τις ιδέες και σημαντικές πληροφορίες συγκεντρωμένες, αντί να διαδοθεί σε όλο το γραφείο σας σε μια συλλογή χάρτινων απορριμμάτων, φακέλων και μενού.
11 Ταξινόμηση των Πράξεων κατά Σημασία
Ο καλύτερος τρόπος να ταξινομήσετε τα πράγματα είναι κατά τη σημασία. Όταν προσπαθείτε να καταλάβετε πού στο γραφείο σας για να αποθηκεύσετε κάτι, αναρωτηθείτε πόσο συχνά χρησιμοποιείτε ή το χρειάζεστε. Εάν δεν είναι πολύ συχνά, βάλτε αυτό το στοιχείο κάπου λιγότερο προσιτό από τα στοιχεία που χρησιμοποιείτε κάθε μέρα.
12 Αποκτήστε ένα κάδο απορριμμάτων
Shutterstock
Τοποθετήστε ένα δοχείο απορριμμάτων δίπλα ή κάτω από το γραφείο σας. Αυτός ο κάδος απορριμμάτων είναι ο νέος καλύτερος φίλος σου. Μόλις κάτι δεν χρειάζεται να έρχεται στο γραφείο σας, πετάξτε το. Ο μεγαλύτερος σωρός συσσωρεύεται, τόσο περισσότερο συνηθίζετε σε αυτό και τόσο πιο πιθανό είναι να τον αφήσετε να παραμείνει απεριόριστα. Για καλύτερα αποτελέσματα, πάρτε λίγο ανακύκλωση μπορεί επίσης να μπορείτε να απορρίψετε άμεσα τα έγγραφα που δεν χρειάζεστε πλέον, επίσης. Κάνετε καλή χρήση και των δύο για να κρατήσετε ακαταστασία στο ελάχιστο.
13 Ακούστε τα καλώδια σας
Shutterstock
Η αποδιοργάνωση δεν είναι μόνο αυτό που βρίσκεται μέσα ή πάνω στο γραφείο σας: είναι επίσης αυτό που βρίσκεται κάτω και πίσω από τον χώρο εργασίας σας. Αν υπάρχει μια συστροφή καλωδίων μέσα στην όραση, πρόκειται να δημιουργήσει μια απόσπαση της προσοχής. Για να ελαχιστοποιήσετε την απόσπαση της προσοχής που αυτά τα καλώδια μπορούν να δημιουργήσουν, πάρτε μερικές φερμουάρ γραβάτες και συλλέξτε τα καλώδια μαζί σε τακτοποιημένες μικρές δέσμες, στη συνέχεια, πιέζοντάς τα μακριά έτσι δεν χρειάζεται να τα κοιτάξετε.
14 Κρατήστε Ηλεκτρονικά κρυμμένα
Δεν υπάρχει πιθανώς καμία πραγματική ανάγκη για σας να έχετε το μόντεμ και το δρομολογητή σας κάθεται στο γραφείο σας, κοιτάζοντας άσχημο και αναβοσβήνει σε σας. Βάλτε τα στο πάτωμα ή σε ένα συρτάρι για να δημιουργήσετε ένα πιο οπτικά ευχάριστο, λιγότερο αποσπασματικό χώρο εργασίας.
15 Πιέστε τα στυλό και τα μολύβια που δεν χρησιμοποιείτε
Shutterstock
Στυλό και μολύβια έχουν έναν τρόπο συσσώρευσης χωρίς καμία πραγματική προσπάθεια εκ μέρους σας. Αλλά δεν έχετε καμία υποχρέωση να κρατήσετε κανένα από τα αποξηραμένα μπίλια που έχουν εμφανιστεί στο γραφείο σας κατά τη διάρκεια του έτους. Προσπαθήστε να υποχωρήσετε σε δύο στυλό και δύο μολύβια - όχι μόνο αυτό θα παραμείνει στο ελάχιστο, θα σας κρατήσει επίσης ευσυνείδητο για να μην τους δανείσετε σε εκείνο τον συνάδελφο που ποτέ δεν φέρνει τα πράγματα πίσω.
16 Δημιουργία σταθμού φόρτισης
Σε έναν ιδανικό κόσμο, θα μπορούσατε να μετατρέψετε ένα από τα συρτάρια γραφείου σας σε ένα σταθμό φόρτισης για το τηλέφωνό σας, τα ακουστικά, τις εφεδρικές μπαταρίες και όλα τα άλλα πράγματα που αναπόφευκτα τελειώνουμε μαζί μας. Αλλά αν αυτό δεν είναι δυνατό, κάντε ένα σταθμό φόρτισης πίσω από την οθόνη σας, όπου αυτά τα αντικείμενα θα είναι (ως επί το πλείστον) από την όραση - και ελπίζω ότι δεν έχουν το μυαλό.
17 Τμηματοποιήστε το γραφείο σας
Πιθανώς να περάσετε το μεγαλύτερο μέρος της ημέρας σας στον υπολογιστή, αλλά θα πρέπει να έχετε ακόμα μια περιοχή του γραφείου σας που προορίζεται για εργασία χωρίς υπολογιστή. Μπορείτε να αναθεωρήσετε έγγραφα, να διαβάσετε και να αντιμετωπίσετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας εκεί, αντί να αναμίξετε μια δέσμη διαφορετικών εκδόσεων με την περιοχή του υπολογιστή σας και να δημιουργήσετε αδικαιολόγητο χάος.
18 Ταξινόμηση χαρτιού καθημερινά
Shutterstock
Στο τέλος κάθε ημέρας, κάντε μία φορά όλα τα χαρτιά σας. Πηγαίνετε και προσδιορίστε ποιες πρέπει να σαρωθούν, να κατατεθούν ή να τεμαχιστούν, και στη συνέχεια να το κάνετε αυτό πριν βγείτε έξω. Αυτό είναι ένα από αυτά τα καθήκοντα που θα είναι ένας τρομακτικός πόνος για πρώτη φορά, αλλά θα διαρκέσει λιγότερο από πέντε λεπτά από τη στιγμή που θα έχετε τη συνήθεια να διατηρείτε ένα οργανωμένο γραφείο.
19 Τοποθετήστε τα αναλώσιμα γραφείου μακριά
Shutterstock / yalana
Εάν χρησιμοποιείτε ένα κουτί γραφείου για να κρατάτε τα αναλώσιμα γραφείου σας, κακά νέα: ακόμη και όταν τα πράγματα σας "απομακρυνθούν" δημιουργεί ακόμα οπτική ακαταστασία. Εάν είναι δυνατόν, κάντε ένα σημείο σε ένα συρτάρι γραφείου για να κρατήσετε τα αναλώσιμα γραφείου σας, ειδικά εκείνα που σπάνια χρησιμοποιούνται. Ένα δίσκο σκεύους είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να κρατάτε τα πράγματα οργανωμένα και εύκολο να τα βρείτε.
20 Κάνετε μια εβδομαδιαία βαθιά καθαριότητα
Shutterstock
Μία φορά την εβδομάδα, δώστε στο γραφείο σας μια λεπτομερή κατάθεση για να αντιμετωπίσετε τυχόν χαρτιά ή σκουπίδια που χάσατε, να αναδιοργανώσετε τα αναλώσιμα γραφείου που έχουν πέσει εκτός χώρου στο δίσκο τους, φακέλους που έχουν χαθεί ή αρχεία που έχουν καταφέρει κατά κάποιον τρόπο να γλιστρήσουν το δρόμο τους στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας. Όσο πιο συχνά κάνετε συντήρηση κατά τη διάρκεια της εβδομάδας, τόσο λιγότερο χρόνο θα χρειαστείτε. Και μόλις πάρετε το γραφείο σας υπό έλεγχο, φροντίστε να κυριαρχήσετε τους 20 τρόπους Genius για να κάνετε το έργο πιο διασκεδαστικό.
