Όταν ο Chris Flint απέσπασε την πρώτη του θέση διαχείρισης, ως επικεφαλής της ανάπτυξης υποκαταστημάτων στην Securities America, ίδρυσε αμέσως μια εβδομαδιαία συνάντηση προσωπικού. Και γιατί όχι? Ο Flint είχε το βλέμμα του στο γωνιακό γραφείο και διατηρώντας τις καρτέλες για την παραγωγικότητα της ομάδας του ήταν απαραίτητη για να φτάσει εκεί. «Δυστυχώς, αυτό δεν ήταν ο τρόπος να το κάνουμε», γελάει ο Φλιντ, ο οποίος τελικά κατέληξε στο ίδιο συμπέρασμα με τον χιούμορ Dave Barry - ότι οι συναντήσεις είναι σαν τις κηδείες: «Έχετε μια συλλογή ανθρώπων που φορούν άβολα ρούχα και προτιμούν να είναι κάπου αλλού.Η μεγάλη διαφορά είναι ότι οι περισσότερες κηδείες έχουν καθορισμένο σκοπό."
Για να είμαστε σίγουροι, η Microsoft παρακολούθησε 38.000 στελέχη παγκοσμίως και βρήκε συναίνεση. Πάνω από τα δύο τρίτα θεωρούσαν ότι οι συναντήσεις ήταν μη παραγωγικές και αναποτελεσματικές. Η Flint αντιμετώπισε το πρόβλημά της, σπάζοντας την εβδομαδιαία ώρα ενημέρωσης σε σύντομες συνεδρίες με μεμονωμένους υπαλλήλους. Δείτε πώς μπορείτε να μεγιστοποιήσετε τις δικές σας συναθροίσεις προσωπικού. Και αν βρίσκεστε στο άλλο άκρο, ως συμμετέχων και όχι ως αφεντικό, υπάρχουν 14 τρόποι να κατακτήσετε την επόμενη συνάντησή σας - και ίσως καταλήξετε στον εαυτό σας.
1 Οριακή Συμμετοχή
Shutterstock
Εφαρμόστε την ίδια αρχή στις συναντήσεις όπως και στη συσκευασία βαλίτσες: Όσο πιο πολύ προσπαθείτε να χωρέσετε, τόσο πιο δύσκολες γίνονται. Κατά γενικό κανόνα, συμπεριλάβετε τους συμμετέχοντες (υπεύθυνους για τη λήψη αποφάσεων και τους βασικούς εκτελεστές) και όχι τους παρατηρητές (μη απαραίτητο προσωπικό), λέει ο θάνατος από τη συνάντηση: Ένα ηγετικό μύθο… Σχετικά με την επίλυση του πιο επίπονου προβλήματος στον επιχειρηματικό συγγραφέα Patrick Lencioni.
2 Δημιουργήστε μια Ατζέντα
Η αποδιοργάνωση είναι η μεγαλύτερη ασφυξία μεταξύ των εργαζομένων που παρακολουθούν επιχειρηματικές συναντήσεις, σύμφωνα με έρευνα της γνωμοδότησης Research USA. Εκτός από την απαρίθμηση των προς κάλυψη θεμάτων, δώστε σε κάθε στοιχείο ένα χρονικό όριο. "Αυτό θα κρατήσει τον διάλογο σε εξέλιξη", λέει ο Lencioni, ο οποίος επίσης συμβουλεύει να αφήσει το προσωπικό σας να θέσει την ημερήσια διάταξη. "Αν ξέρουν ότι η συνάντηση θα είναι σχετική για αυτούς, θα το περιμένουν."
3 Εγχύστε Κάποια Δράμα
Οι καλές συναντήσεις, όπως και οι καλές ταινίες, γαντζώνονται στο κοινό τους μέσα στα πρώτα λεπτά. Είτε εξηγείτε τις συνέπειες των υπερβολικών δαπανών του τμήματος είτε του τρόπου με τον οποίο ο ανταγωνισμός εντείνει το παιχνίδι του "είναι κρίσιμο ότι οι άνθρωποι ξέρουν τι διακυβεύεται", λέει ο Lencioni. Και χρησιμοποιήστε τη γλώσσα του σώματός σας για να μεταφέρετε το σημείο - αυτός είναι ένας από τους τέσσερις τρόπους για να είστε αμέσως καλύτερος προϊστάμενος.
4 Μείνετε στην οδό
Στην ιδανική περίπτωση, η ατζέντα σας θα λειτουργήσει σαν πλοηγός GPS, εμποδίζοντας οποιονδήποτε να βγει από την πορεία. Αν δεν συμβαίνει αυτό, ενθαρρύνετε τους ανθρώπους να μιλούν σε πρωτοσέλιδα, προσφέροντας πρώτα συμπεράσματα και στη συνέχεια να τα υποστηρίξετε με γεγονότα ή λεπτομέρειες. Επίσης, δημιουργήστε μια λίστα που δεν είναι στην ημερήσια διάταξη για θέματα που είναι εκτός ορίων στη σύσκεψη.
5 Συνέχεια
Κατά τη λήψη των αποφάσεων, ορίζονται αμέσως προθεσμίες για την πραγματοποίησή τους. "Ένας λόγος για τον οποίο οι άνθρωποι συναντούν διαταραχές είναι ότι δεν βλέπουν αποτελέσματα", λέει ο Lencioni. "Η δουλειά σου είναι να τους δείξεις ότι οι συναντήσεις είναι πώς γίνονται τα πράγματα."
Για περισσότερες εκπληκτικές συμβουλές για να ζείτε πιο έξυπνα, να δείχνετε καλύτερα, να αισθανθείτε νεότεροι και να παίζετε σκληρότερα, ακολουθήστε μας στο Facebook τώρα!
