Ημέρες διακοπών. Αρρώστιες μέρες. Προσωπικές μέρες. Διακοπές. Για την πιθανή θαυμασμό του αφεντικού σας, αυτό είναι το αναπόφευκτο της ισορροπίας εργασίας-προσωπικής ζωής: Θα περάσετε λίγο χρόνο μακριά από το γραφείο σας και θα είναι κάτι περισσότερο από ένα μεσημεριανό διάλειμμα. Και για τα εκατομμύρια των υπαλλήλων γραφείου εκεί έξω, ένα πράγμα είναι απολύτως απαραίτητο για εκείνες τις ημέρες που δεν είστε αλυσοδεμένοι στο πληκτρολόγιο: Το μήνυμα εκτός γραφείου.
Τώρα, η κατασκευή του τέλειου μηνύματος εκτός γραφείου είναι μια τέχνη όσο μια επιστήμη. Πρέπει να είναι επαγγελματίας αλλά ταυτόχρονα ευπαρουσίαστος, συνοπτικός αλλά ενημερωτικός, αμβλύς αλλά ευγενικός. "Το κλειδί είναι να ξεκαθαρίσουμε τα ακόλουθα πέντε πράγματα", λέει η Jane Scudder, πιστοποιημένη ζωή, ηγεσία και προπονητής σταδιοδρομίας και καθηγητής στο Business School του Loyola University Chicago. "Όταν βρίσκεστε έξω, όταν επιστρέφετε, αν ελέγχετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή όχι, αν είστε διαθέσιμος μέσω τηλεφώνου ή όχι και ποιον να επικοινωνήσετε με την απουσία σας". Μετά από αυτό, λέει, "Τα υπόλοιπα είναι απλά στυλ!"
Με αυτό κατά νου, εδώ είναι η συνιστώμενη μορφή της που θα μπορούσε να λειτουργήσει για οποιαδήποτε κατάσταση:
Ευχαριστούμε για το email σας. Είμαι OOO από την Τετάρτη, 15 Νοεμβρίου έως Παρασκευή, 17 Νοεμβρίου χωρίς πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν αυτό είναι επείγον, παρακαλώ επικοινωνήστε στο. Διαφορετικά, θα απαντήσω σε όλα τα μηνύματα όταν θα επιστρέψω .
Όπως μπορείτε να δείτε, δεν χρειάζεται να πείτε γιατί είστε έξω? αυτό δεν είναι δουλειά του άλλου, αλλά δική σας και, ανάλογα με τις περιστάσεις, το αφεντικό σας. Το Scudder είναι επίσης βέβαιο ότι η αναφορά του τηλεφώνου ή της διαθεσιμότητας του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου είναι προαιρετική, αλλά είναι ωραία να "υποδείξετε ότι θα ελέγχετε κατά διαστήματα". Ίσως παρατηρήσετε ότι είναι "όλα τα μηνύματα" και όχι "το μήνυμά σας". Ενώ μπορεί να είναι δελεαστικό να εξατομικεύσετε το μήνυμα εκτός γραφείου, η χρήση "όλων των μηνυμάτων" θα δώσει στον παραλήπτη μια λεπτή υπενθύμιση ότι, αν ψάχνετε σε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να χρειαστεί λίγος χρόνος για να απαντήσετε.
Τέλος, μια σημείωση για τις ημερομηνίες. Υπάρχει κάποια διαφωνία σχετικά με το τι σημαίνει το εύρος ημερομηνιών στο μήνυμά σας: Η δεύτερη ημερομηνία υποδεικνύει ότι επιστρέφετε εκείνη την ημέρα ή ότι είναι η τελευταία ημέρα που θα βγείτε; Σε αυτό, ο Scudder είναι σταθερός: Υποδεικνύει την τελευταία μέρα που θα βγείτε.
Μερικοί πρόσθετοι κανόνες που πρέπει να θυμάστε: Εάν ο ελεύθερος χρόνος σας διαρκεί ένα Σαββατοκύριακο και θα επιστρέψετε στην πρώτη αλεξίπτωτη Δευτέρα, δεν χρειάζεται να καταχωρήσετε την προηγούμενη Κυριακή στο μήνυμα εκτός γραφείου. οι περισσότεροι άνθρωποι δεν εργάζονται τα σαββατοκύριακα, οπότε η προηγούμενη της Παρασκευής είναι μια χαρά. Αλλά, αν επιστρέψετε μια μέρα αργότερα την εβδομάδα, φροντίστε να συμπεριλάβετε το Σαββατοκύριακο στο χώρο του χρόνου σας, όπως έτσι: από την Τετάρτη, 15 Νοεμβρίου έως Τρίτη, 21 Νοεμβρίου .
Τώρα που έχετε μάθει να συντάσσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου, διαβάστε το γιατί θα πρέπει να το εξετάζετε συνεχώς - από κάποιον που τον αφήνει μόνιμα.
Για περισσότερες συμβουλές για να ζήσετε την καλύτερη ζωή σας, ακολουθήστε μας στο Facebook τώρα!
Ο Ari Notis Ari είναι ανώτερος συντάκτης, ειδικευμένος σε ειδήσεις και πολιτισμό.