Κάθε σκληρός εργάτης γνωρίζει την απόλυτη έκσταση της καταγραφής στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εργασίας ενός ατόμου και την ενεργοποίηση του συστήματος προειδοποίησης "εκτός γραφείου" πριν από ένα μεγάλο ταξίδι. (Ειλικρινά, υπάρχει κάποιο καλύτερο συναίσθημα;) Αλλά όταν ταξιδεύετε τόσο πολύ όσο εγώ - ως αυτοαπασχολούμενος συγγραφέας, περνάω σχεδόν το ήμισυ της ζωής μου στα 30.000 πόδια και σε ξένο έδαφος - μαθαίνεις ένα βρώμικο μικρό μυστικό: θα έπρεπε Ποτέ, ποτέ, ποτέ, γυρίστε την ειδοποίηση μακριά. Σοβαρά. Δεν το κάνω. Η προειδοποίηση εκτός γραφείου ενεργοποιείται ανεξάρτητα από το αν είμαι στην Κίνα ή καθόμουν στο γραφείο μου στο διαμέρισμα της Νέας Υόρκης. Ναι, είναι ενεργοποιημένη αυτή τη στιγμή, σας ευχαριστώ πολύ.
Ακούγεται τρελός; Δεν είναι! Και για την καταγραφή, είμαι σοβαρός. Στην πραγματικότητα, θα ήθελα να στοιχηματίσετε ότι είναι η μοναδική μεγαλύτερη παραγωγικότητα που μπορεί να κάνει ο καθένας που θα αποκαταστήσει επίσης τη λογική στην πολυάσχολη ζωή σας.
Τώρα, γνωρίζω ότι πολλοί από εσάς δεν θα έχουν το στομάχι γι 'αυτό, ειδικά αν έχετε μια ημέρα εργασίας σε έναν ανοιχτό χώρο εργασίας, αλλά θα ήθελα να σας παροτρύνω να το δοκιμάσετε ούτως ή άλλως - αφήστε τους συμπαίκτες σας να μάθουν τι «το κάνεις. (Αλλά όχι, μην πείτε στους πελάτες σας.) Αν διατηρήσετε το e-mail σας εκτός γραφείου ανά πάσα στιγμή, θα είστε πιο ευτυχισμένοι, θα είστε λιγότερο άγχος και θα κάνετε περισσότερα πράγματα από που φανταστήκατε ποτέ. Έτσι διαβάζετε και με στείλετε ένα email αργότερα για να με ευχαριστήσετε. Και για περισσότερες πιο έξυπνες συμβουλές διαβίωσης, διαβάστε το πώς η μυστική πλατφόρμα Spotify του Bill Murray θα ενισχύσει την παραγωγικότητά σας.
1 Θα νιώσετε εξαιρετικά ευγενικοί
Shutterstock
Πλήρης αποκάλυψη: Είμαι βρετανός. Και ναι, είμαστε προ-προγραμματισμένοι για να είμαστε ευγενικοί, γι 'αυτό θεωρώ ότι η αυτόματη απάντηση είναι το ψηφιακό ισοδύναμο του να γκρινιάζω γεια όταν κάποιος με χαιρετάει. Δεν αξίζουμε όλοι αυτή την ευγένεια;
2 Δεν θα τονίσω τα μηνύματα που δεν απάντησαν
Shutterstock
Θυμηθείτε πως μερικές φορές το σώμα σας πηγαίνει σε ολόκληρο το mini-fight-or-flight όταν το τηλέφωνό σας ζωντανεύει στην τσέπη σας; Είναι αυτό το αφεντικό; Είναι ο θυμωμένος πελάτης μου; Ελπίζω ότι είναι απλώς ένα μεγάλο ενημερωτικό δελτίο!
Θα φιλήσουμε αυτά τα συναισθήματα, γιατί μαντέψουμε τι; Έχετε ήδη επιστρέψει σε αυτούς. Έχετε ποτέ ακούσει για "άπνοια μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;" Είναι ένα πραγματικό πράγμα. Έχοντας ένα ρομπότ - αμέσως χτυπώντας τους συναδέλφους και τους φίλους σας πίσω, θα ανακουφίσει όλη την ανησυχία σας.
3 Ξέρετε ότι ξέρουν ότι έχετε το email τους
Επειδή "Λάβατε το email μου;" τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ένα πλήρες χάσιμο του εύρους ζώνης Internet.
4 Είσαι άμεσα πιο παραγωγικός
Shutterstock
Μία μελέτη έδειξε ότι οι εργαζόμενοι με άσπρο κολάρο σαν κι εμένα ξοδεύουν πάνω από 25 τοις εκατό της ημέρας απαντώντας στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο-και εδώ είναι το αλίευμα: αυτό ήταν το 2004! Ελευθερωμένη από την πίεση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορώ να επικεντρωθώ σε αυτό που έχει σημασία: εργασία. Μετάφραση: Είμαι τουλάχιστον 25 τοις εκατό πιο παραγωγικός από ότι είσαι.
5 Μπορείτε να αποφύγετε τα ενοχλητικά αιτήματα
Shutterstock
Ζητήσαμε όλοι να αντιμετωπίσουμε τα έργα που δεν θέλουμε, ούτε να θέτουμε ερωτήσεις που δεν είμαστε σίγουροι για το πώς να απαντήσουμε. Αυτός ο αυτόματος ανταποκριτής είναι ο μεγαλύτερος μηχανισμός παρεμπόδισης ή καθυστέρησης στον κόσμο, ο οποίος παρέχει μια λύση αντοχής. Αγνοήστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μεγάλο χρονικό διάστημα μετά την επιβεβαίωση της παραλαβής και αυτό το αδέξιο αίτημα ίσως να μην επαναληφθεί ποτέ. Για περισσότερη αισιόδοξη συμβουλή, εδώ είναι 70 τεχνάσματα Genius για να πάρετε άμεσα ευτυχισμένη.
6 Σας κάνει να αισθάνεστε σαν να είστε σε διακοπές - ακόμα και αν δεν είστε
Ενημερώνω την αυτόματη απάντησή μου κάθε εβδομάδα με κάθε χρήσιμη πληροφορία - μια αλλαγή στις ζώνες ώρας, για παράδειγμα - και αυτό το τελικό κλικ όταν θα εμφανιστεί ζωντανά; Το συναίσθημα είναι σαν ένα μίνι διακοπών από μόνο του. Α, και μιλώντας για πραγματικές διακοπές: εάν ταξιδεύετε σύντομα, γνωρίζετε αυτές τις λαμπρές εμπειρικές ταξιδιωτικές αμυχές.
7 Εσείς είναι λίγο λιγότερο αποσπασμένος
Shutterstock
Δεν είμαι εύκολα αποσπασμένος, αλλά όλοι μπορούν να υποφέρουν από λόξυγγας συγκέντρωσης. Στην πραγματικότητα, μελέτες δείχνουν ότι διαρκεί από 64 δευτερόλεπτα έως 67 δευτερόλεπτα για να επιστρέψουν στην αρχική τους τροχιά σκέψης μετά από την κατάληψη στα εισερχόμενά τους. Ο δακτύλιος - έτσι δεν αισθάνεστε την ανάγκη να ελέγχετε συνεχώς το τηλέφωνό σας - θα μπορούσε να σας εξοικονομήσει έως και μία ώρα την ημέρα.
8 Οι άνθρωποι θα σας αρέσουν
Shutterstock
Μπορείτε να σκεφτείτε ότι οι συνάδελφοί σας και οι φίλοι σας θα προσβληθούν από το γραφείο σας. Είναι ακριβώς το αντίθετο: Έχω διαπιστώσει ότι πολλοί εκτιμούν πραγματικά την αυτόματη απάντηση, καθώς είναι ένα σημάδι καλής επικοινωνίας. Πολλοί από τους πρώτους αποδέκτες μου στέλνουν επίσης μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πίσω, φωναχτά, με κάποια μορφή: "Θα ήθελα να το σκεφτόμουν αυτό!"
9 Παίρνεις λιγότερη κακοποίηση
Shuttesrtock
Όλοι είμαστε λίγο τεμπέληδες. Και αυτές τις μέρες είναι τόσο εύκολο να μεταβιβάσεις ορισμένα καθήκοντα σε συναδέλφους. Newsflash: Συχνά αυτός ο συνάδελφος είμαι εγώ. Λοιπόν, έχοντας την πάντα ενεργή αυτόματη απάντηση ωθεί πίσω σε αυτό το ένστικτο: αντί να περιμένετε την απάντησή μου, αυτοί οι άνθρωποι συχνά επιλύουν ό, τι χρειάζονται ανεξάρτητα.
10 Ξέρεις τι είναι πραγματικά επείγον
Αντί να επισημαίνουν παθητικά και επιθετικά ένα μήνυμα με ένα θαυμαστικό, αυτά τα αναπήδηση αναγκάζουν συναδέλφους και φίλους να αποδείξουν πόσο επείγον είναι το μήνυμά τους. Θα με τηλεφωνήσουν πραγματικά; Είναι το γραφείο πραγματικά καύση;
Ναι, το out-office εξαλείφει όλα τα βασικά καθήκοντα από κάπως-maybes.
11 άνθρωποι σάς στείλουν email… Λιγότερο!
Shutterstock
Μακροπρόθεσμα, όταν οι άνθρωποι γνωρίζουν ότι δεν είστε σκλάβος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανταποκρίνεται σε κάθε μήνυμα, θα βρείτε ότι ο κατακλυσμός του εισερχόμενου σας επιβραδύνει. Πιστέψτε με: αυτό είναι γεγονός.
12 Σας κάνει να αισθάνεστε σούπερ επαγγελματίες
Shutterstock
Είμαι αυτοαπασχολούμενος και δεν έχω βοηθό. Έτσι αντιμετωπίζω ότι η OOO είναι η εικονική ψηφιακή εκδοχή ενός παλιού σχολικού PA, λαμβάνοντας ένα μήνυμα μετά από κάθε έρευνα και υπόσχεται να το μεταβιβάσει. Με κάνει να αισθάνομαι πιο επαγγελματικός, ακόμα και όταν καθόμουν στην πιτζάμα μου στις 3μμ.
13 Σας βοηθάει με spam emails
Shutterstock
Όπως και ο καθένας, δέχομαι πολλά μηνύματα spam - ως δημοσιογράφος, συχνά με τη μορφή δελτίων τύπου. Η πάντα ενεργή αυτόματη απάντησή μου μπορεί να βοηθήσει και εδώ: μην φοβάστε να προσθέσετε μια τελευταία φράση σύμφωνα με τη φράση: "Εάν πρόκειται για ενημερωτικό δελτίο ή αυτοματοποιημένη υπηρεσία ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, διαγραφείτε." Οι Μποτς θα σαρώσουν τη λέξη αυτή και θα ενεργήσουν αναλόγως, όπως και οι άνθρωποι. Είναι σαν μια σπιτική έκδοση του Unroll.
14 Σας επιτρέπει να επαναλάβετε τον έλεγχο
Ναι, αυτό το γεμάτο εισερχόμενα είναι σαν ένας γκρινιάρης συγγενής, απλώς γεμάτος προσοχή. Σύμφωνα με μια μελέτη, πιστεύουμε ότι ελέγχουμε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μόλις μία φορά την ώρα, αλλά η αλήθεια είναι ότι μοιάζει περισσότερο με κάθε πέντε λεπτά. Μια αυτόματη απάντηση με ξαναβάλλει σε θέση πόλο, οπότε μπορώ να διαθέσω ορισμένους χρόνους για να απαντήσω στα μηνύματα που φαίνονται σημαντικά ή να μην απαντήσω καθόλου.
15 Θα σταματήσετε να απαντάτε σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε
Shutterstock
Εάν δεν εργάζεστε στην υπηρεσία εξυπηρέτησης πελατών, η απάντηση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν αποτελεί μέρος της δουλειάς σας. Οι συσκευές αυτόματης απόκρισης παρέχουν μια ενσωματωμένη περίοδο αναμονής για τα εισερχόμενά σας: εισπνεύστε βαθιά μέσα στο δωμάτιο αναπνοής που σας προσφέρει και θα είστε λιγότερο ανήσυχοι απλά να αγνοήσετε ένα μήνυμα ή δύο.
16 Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε προς όφελός σας
Εάν είστε στοχαστικός, μπορεί να είναι ένα καλό διαφημιστικό εργαλείο: συμπεριλάβετε ένα hotlink (όπως αυτό) σε ό, τι πρόσφατο έργο έχετε ολοκληρώσει στο αναπήδημα, και έχετε κερδίσει τον εαυτό σας δωρεάν, αυτοματοποιημένο PR.
17 Γιατί ποιο είναι το χειρότερο που μπορεί να συμβεί;
Shutterstock
Σε μια εποχή γεμάτη από τράγια, έχουμε γίνει σαφείς για την απλή, μη ανοησία. Μια απλή σημείωση που λέει: "Φέρτε μαζί μου ότι τα εισερχόμενά μου είναι υπερφορτωμένα και θα σας επιστρέψω το συντομότερο δυνατό", είναι ανανεωτικά άμεση.
18 Μαθαίνετε να αφήσετε τα μηνύματά σας να λειτουργούν για σας
Shutterstock
Έχω διαπιστώσει ότι προσθέτοντας μια φράση λέγοντας: "Εάν πρόκειται για αίτηση για βοήθεια ή για ένα άρθρο, είμαι εξαιρετικά ευγνώμων για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας, δεν υπάρχει λόγος να ακολουθήσετε, καθώς σίγουρα θα επιστρέψω σε εσάς αν θέλω συζητήστε περισσότερο. " Αυτή η κονσερβοποιημένη απάντηση θα μειώσει πιθανώς τον αριθμό των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα χρειαστεί να απαντήσετε κατά 20%.
19 Θα είστε μοναδικοί
Κρίνοντας από τις αντιδράσεις που έχω, δεν το κάνουν πολλοί άνθρωποι.
20 Θα πάρετε μια μεγάλη ώθηση εγώ
Shutterstock
Αυτή η αυτόματη απάντηση σιωπηρά τηλεγράφει στους ανταποκριτές σας: «Είμαι λίγο πιο σημαντικός από εσάς».
Έτσι το κάνουμε - και το δικό της.
